Procesamiento de archivos

El procesamiento de archivos es el acto de examinar, ordenar, describir y realizar actividades básicas de conservación del material registrado de una persona, familia u organización después de que se transfiera de forma permanente a un archivo. La persona que realiza esta actividad se conoce como procesador de archivos, técnico de archivos o archivista .

Lo ideal es que, cuando un archivo recibe una colección de documentos o un grupo de registros, estos hayan sido ordenados por el creador (la persona, personas u organización original que creó o reunió la colección o los registros) y empaquetados para su traslado al archivo de tal manera que se haya preservado este orden. Sin embargo, las colecciones y los grupos de registros suelen estar semiorganizados y, a veces, carecen de una organización discernible. Observar la organización de los materiales entregados, imponer una organización cuando no la haya y luego describir el material organizado son tareas que se engloban en los términos "procesamiento archivístico", "ordenamiento y descripción", "listado archivístico" o "catalogación". ^[1]

El primer paso en el procesamiento de archivos es inspeccionar la colección. El objetivo de la inspección es comprender al creador, determinar el contexto de la creación de la colección, observar el tamaño y el alcance general del material, determinar si la colección tiene limitaciones de acceso, localizar cualquier instrumento de búsqueda existente que se haya enviado con la colección y descubrir cualquier esquema organizativo subyacente en la colección o el grupo de documentos. ^[2]

Las inspecciones de colecciones deben llevarse a cabo teniendo en mente un principio archivístico, el respeto del fondo . De acuerdo con el principio de respeto del fondo , que puede traducirse como "teniendo en cuenta la totalidad de la colección", ^[3] la inspección debe incluir una actividad para determinar si los materiales en cuestión son todos, o solo una parte, de todo el fondo . Si el archivista se encuentra en un repositorio que contiene otras partes del fondo , debe armar un plan de trabajo que abarque, o al menos reconozca, todo el conjunto de materiales del mismo creador.

La realización de un estudio de colecciones es una tarea estrictamente de observación, en la que no se realizan cambios ni reorganizaciones en los materiales. ^[4] Debido a que muchas organizaciones requieren el uso de una plantilla o una hoja de trabajo para garantizar que los estudios sean exhaustivos y consistentes, los productos finales típicos de un estudio de colecciones son una hoja de trabajo de estudio completa y un plan de procesamiento. ^[5] Una vez finalizado el estudio, los materiales pueden ponerse a disposición de los investigadores sin procesamiento adicional, almacenarse para su procesamiento futuro cuando haya recursos disponibles o avanzar al procesamiento de inmediato.

La disposición de los materiales debe realizarse teniendo en cuenta dos principios archivísticos que se enmarcan dentro del respeto de los fondos : procedencia y orden original .

Según el principio de procedencia, los materiales de un creador deben mantenerse juntos y separados de los de otros creadores. Según las reglas de procedencia, el mantenimiento de los materiales debe incluir la posibilidad de buscarlos y recuperarlos juntos (lo que se conoce como su ordenación intelectual) y podría incluir mantenerlos juntos físicamente, si es posible hacerlo. Además, si los materiales han cambiado de manos más allá del creador, la procedencia de un artículo incluye a todos los que vinieron después del creador y cualquier cambio que realicen en la colección, como inserciones, eliminaciones o reorganizaciones. ^[6]

Según el principio de orden original, la disposición de los materiales por parte del creador tiene valor, porque refleja cómo utilizó y accedió originalmente a la colección, así como cómo se relacionan los registros entre sí, lo que puede informar el propósito inicial de los registros. ^[5] Dependiendo de la colección, puede que no se requiera la reorganización de los materiales si parece haberse mantenido un orden original lógico, la disposición proporciona pistas contextuales sobre el propósito de los registros y la disposición no interfiere con el acceso del investigador a los materiales. ^[7] Si se requiere la reorganización, los procesadores de archivos organizarán los materiales a nivel de colección, nivel de serie, nivel de subserie, nivel de caja, nivel de carpeta o nivel de artículo. ^[5] El nivel de disposición está determinado por una serie de factores, que incluyen, entre otros, el orden del material, el probable interés del investigador y el valor de la investigación en la colección, ^[2] y la política y los recursos del repositorio.

Si se requieren tareas de ordenamiento, el ordenamiento es la primera fase del procesamiento físico de los materiales después del estudio. Además de la reorganización de los materiales, también puede haber que eliminar el material que no cumpla con las pautas de recolección de un repositorio, así como las actividades de preservación que se describen a continuación. ^[8]

Generalmente se intentan descripciones más detalladas que las que resultan de una revisión de la colección del material. Más allá de la revisión, la persona que procesa la colección puede crear una lista de las "series" ^[9] y las "subseries", ^[10] listas de contenidos de las cajas (también llamadas descripciones a nivel de caja), listas de carpetas (descripciones a nivel de carpeta) o incluso inventarios completos ^[11] que incluyen historiales administrativos o notas biográficas, notas de alcance, información de adquisición e información sobre el tratamiento de procesamiento de archivo que ha recibido el material. ^{[12] [13]} Algunos repositorios realizarán descripciones a nivel de ítem de documentos seleccionados dentro de una colección o grupo de registros, si se considera que el valor de investigación es extremadamente alto, se espera un uso intensivo o aumenta el riesgo de robo. ^[5]

La descripción escrita de una colección se denomina genéricamente ayuda de búsqueda . El objetivo principal de una ayuda de búsqueda es facilitar el acceso a una colección de materiales por parte de los usuarios, ^[14] y también puede ser útil para otros archivistas que brinden servicios de referencia a los materiales en la actualidad y en el futuro. Las primeras ayudas de búsqueda se conocían como " calendarios " y generalmente consistían en una lista de documentos individuales en orden cronológico, que era el método de organización preferido por los historiadores, que eran sus principales usuarios en ese momento. ^{[15] [16]} Las formas de ayudas de búsqueda que se utilizan actualmente varían en longitud y se dividen en varias categorías según el tipo, siendo el inventario el que predominaba a fines del siglo XX y principios del XXI. Muchos archivos publican sus ayudas de búsqueda en línea para ampliar la exposición de sus fondos y algunas están codificadas (consulte la sección Estándares a continuación) para facilitar su reconocimiento por parte de los motores de búsqueda web . ^{[5] [17]}

Existen varias normas que rigen la descripción archivística, algunas nacionales y otras internacionales. ISAD(G) , la Descripción Archivística Estándar Internacional General, define los elementos que deben incluirse en un instrumento de búsqueda. También se aplican otras normas de contenido. En los Estados Unidos, los nombres propios pueden comprobarse con los Archivos de Autoridad de Nombres de la Biblioteca del Congreso y los encabezamientos de materia se extraen de la LCSH . Los términos de género suelen tomarse del Tesauro de Arte y Arquitectura . Muchos instrumentos de búsqueda están codificados ( marcados ) en XML ; en tales casos, se puede utilizar el estándar de Descripción Archivística Codificada (EAD). Además, los repositorios pueden seguir prácticas locales diseñadas para que los instrumentos de búsqueda cumplan su misión particular.

La Sociedad de Archivistas Estadounidenses (SAA, por sus siglas en inglés) ha publicado una serie de buenas prácticas para los archivistas estadounidenses; dos de las más importantes son Archives, Personal Papers and Manuscripts (Archivos, documentos personales y manuscritos ), a menudo abreviado como APPM, y Describing Archives: A Content Standard (DACS, Descripción de archivos: un estándar de contenido). ^[18] La publicación de la SAA Standards for Archival Description: A Handbook ( Estándares para la descripción archivística: un manual) ofrece una descripción general de los estándares relevantes para todas las fases del procesamiento de archivos y manuscritos. El Research Libraries Group (Grupo de bibliotecas de investigación) ha publicado un documento de buenas prácticas para su uso con EAD.

La Asociación de Archivos y Registros , el equivalente británico de la SAA, ha publicado una serie de mejores prácticas para los archivistas del Reino Unido sobre temas que van desde la conservación de registros escolares hasta los registros contables históricos. ^[19]

La Sociedad Australiana de Archivistas publicó Description Archives in Context: A Guide to Australasian Practice en 2004, que proporciona la base para la descripción utilizando el Sistema de Series Australiano . ^[20] La descripción de series se basa en la primacía de la serie como base para la ordenación y descripción, en lugar de en los fondos, como es la práctica en otras jurisdicciones.

El procesamiento de archivos a menudo incluye prácticas de conservación básicas , como retirar grapas y clips, colocar materiales en carpetas y cajas libres de ácido , aislar materiales ácidos para evitar la migración de ácidos, fotocopiar documentos dañados o ácidos y desdoblar los papeles. ^[21] En los últimos años, los archivos y los repositorios de manuscritos han tendido a intentar nuevas formas de reducir los retrasos y proporcionar acceso a los materiales lo más rápidamente posible, tal como se describe y fomenta en el artículo de 2005 " Más producto, menos proceso: modernización del procesamiento archivístico tradicional " de Mark A. Greene y Dennis Meissner. ^[1] Su método desalienta estas prácticas básicas en aras de acelerar el procesamiento para proporcionar un acceso más rápido a los investigadores. Su argumento también reconoce la suposición de un control climático adecuado en las instituciones modernas, lo que ralentizaría el deterioro del papel ácido y la oxidación de los cierres metálicos. ^[1]

• Ciencia archivística
• Cultura del manuscrito
• Encontrar ayuda
• ISAD(G)
• Registros en contextos
• Descripción de archivos: un estándar de contenido
• Descripción archivística codificada
• Manual de descripción archivística
• Registro de autoridad archivística internacional normalizado

• Manual de descripción archivística de Michael Cook y Kristina Grant . Londres: Sociedad de Archivistas, 1984 ISBN 0902886223 
• Manual de descripción de archivos de Margaret Procter y Michael Cook ; 2.ª edición. Aldershot: Gower, 1989 ISBN 0566036347 
• Manual de descripción de archivos de Margaret Procter y Michael Cook , 3.ª edición, Aldershot: Gower, 2000, ISBN 0566082586 

Michael Cook obtuvo un doctorado en la Universidad de Liverpool en 1998 por sus trabajos recopilados sobre gestión de archivos, que incluían el manual y otros escritos.

• Sociedad de Archiveros Americanos
• Asociación de Archivos y Registros (Reino Unido e Irlanda)
• Sociedad Australiana de Archiveros
• Normas para la descripción archivística: manual
• Glosario de terminología archivística y documental
• Publicaciones de la SAA
• Ordenación y descripción de archivos y manuscritos
• “Más producto, menos proceso”, Greene y Meissner