Descripción de archivos: un estándar de contenido

Description Archives: A Content Standard (DACS) es un estándar utilizado para describir materiales en archivos . Adoptado por primera vez por la Sociedad de Archivistas Estadounidenses (SAA) en marzo de 2004, el DACS se actualizó con una segunda edición en 2013. El DACS se divide en un conjunto de reglas utilizadas para elaborar descripciones de archivos y pautas para crear registros de autoridad en archivos. ^[1]

Cuando se adoptó plenamente en 2005, DACS reemplazó a Archivos, Documentos Personales y Manuscritos, el estándar de catalogación de archivos SAA anterior. ^[2] Es la implementación de ISAD(G) en los Estados Unidos .

DACS consta de dos partes: Parte I, Descripción de materiales de archivo, y Parte II, Registros de autoridad de archivo. ^[3] DACS tiene como objetivo proporcionar un marco para crear herramientas útiles para investigadores en archivos a través de la descripción de registros, agentes históricos, actividades históricas y las relaciones entre ellos. ^[4]

Los elementos y marcos de DACS están estrechamente relacionados con las reglas de catalogación centradas en la biblioteca de Resource Description and Access (RDA) y los estándares de descripción internacionales formados por ISAD(G) . ^[2] El objetivo principal de la descripción archivística es ayudar a los usuarios a encontrar los documentos que buscan mediante la creación de herramientas de acceso como catálogos o ayudas de búsqueda , y DACS existe para proporcionar un estándar para la creación de esas herramientas. ^[5] DACS ha sido ampliamente adoptado por la comunidad archivística en todo Estados Unidos. ^[6] Actualmente lo mantiene el Subcomité Técnico de la SAA sobre Descripción de Archivos: Un Estándar de Contenido y la versión más actualizada está alojada en su GitHub.

En 2016, la TS-DACS comenzó a reevaluar Describing Archives: A Content Standard para alinearlo con la teoría y la práctica archivísticas actuales. Luego de una revisión inicial durante el verano de ese año, la TS-DACS organizó una reunión presencial de revisión de principios que tuvo lugar simultáneamente con la reunión anual de la SAA en Atlanta. Más tarde en 2016, la TS-DACS solicitó fondos a la SAA para facilitar otra reunión de miembros de la TS-DACS y otros expertos invitados que se llevaría a cabo fuera de la reunión anual. Esta solicitud finalmente fue concedida y la segunda reunión de revisión de principios tuvo lugar en marzo de 2017. La TS-DACS lanzó una convocatoria para comentarios sobre los principios revisados ​​en junio de 2017. Los comentarios de este período de comentarios abiertos se analizaron e incorporaron a lo largo de 2018. En agosto de 2018, se publicó una convocatoria final para comentarios. Los principios revisados ​​finales se presentaron al consejo de la SAA y se aprobaron en mayo de 2019. ^[7]

1. La descripción archivística expresa ética y valores profesionales.
2. Los usuarios son la razón fundamental de la descripción archivística.
3. Debido a que la descripción de archivos privilegia el contenido intelectual en contexto, las reglas descriptivas se aplican por igual a todos los registros, independientemente del formato o tipo de soporte.
4. Los registros, los agentes, las actividades y las relaciones entre ellos son los cuatro conceptos fundamentales que constituyen la descripción archivística.
5. La descripción archivística debe ser clara sobre lo que los archiveros saben, lo que no saben y cómo lo saben.
6. Los archiveros deben documentar y hacer visibles las acciones que realizan con los registros.
7. La descripción de archivo es accesible.
8. La descripción de archivo debe ser fácil de usar, reutilizar y compartir.
9. Cada colección dentro de un repositorio debe tener una descripción de archivo.
10. Los archiveros deben tener una razón impulsada por el usuario para mejorar la descripción archivística existente.
11. La descripción de archivos es un esfuerzo intelectual continuo.

En su primera publicación, el DACS se guiaba por un conjunto de ocho principios que sirven para explicar por qué la descripción archivística es independiente de la descripción bibliotecaria y para brindar orientación en la aplicación del DACS. Estos principios han sido reemplazados desde entonces y eran los siguientes:

1. "Los registros en archivos poseen características únicas.
2. "El principio del respeto de los fondos es la base de la ordenación y descripción de los archivos.
3. "La ordenación implica la identificación de agrupaciones dentro del material.
4. "La descripción refleja la disposición.
5. "Las reglas de descripción se aplican a todos los materiales de archivo, independientemente de su forma o medio.
6. "Los principios de descripción archivística se aplican igualmente a los registros creados por entidades corporativas, individuos o familias.
7. "Las descripciones de archivo pueden presentarse con distintos niveles de detalle para producir una variedad de resultados.
8. “Deben describirse tanto los creadores de los materiales de archivo como los materiales mismos”. ^[8]

La primera parte de DACS trata de las reglas para elaborar descripciones archivísticas. Puede dividirse en niveles de descripción, cada uno de los cuales añade una capa de complejidad. DACS describe discretamente estos niveles como Nivel único requerido , Nivel único óptimo , Nivel único con valor añadido , Nivel múltiple requerido , Nivel múltiple óptimo y Nivel múltiple con valor añadido . ^[9] Cada nivel requiere que los elementos de metadatos de DACS de los niveles anteriores estén completos y que la relación entre el nivel actual y los niveles anteriores se presente claramente. ^[10] El resto de la Parte I define los elementos de metadatos necesarios para cada nivel de descripción.

La segunda parte del DACS se ocupa de la creación de registros que establezcan el contexto en el que se creó, evaluó e incluyó un material de archivo en un archivo. Hay tres pasos para crear estos registros de autoridad: identificar a las personas u organizaciones involucradas en la creación del registro, reunir datos biográficos relacionados con esos creadores y aplicar un estándar como la Descripción y acceso de recursos a los nombres para que se puedan referenciar fácilmente entre instituciones. Estos registros de autoridad pueden luego incorporarse a los metadatos de un registro de archivo o pueden crearse registros de autoridad separados, que luego se vinculan con los materiales de archivo. ^[11]

Aunque la primera edición amplió las reglas básicas para describir material de archivo que se encuentran en el capítulo 4 del estándar de catalogación de bibliotecas obsoleto, Anglo-American Cataloguing Rules (AACR2), la segunda edición de DACS se relaciona más estrechamente con el sucesor de AACR2, Resource Description and Access (RDA). ^{[12] [13]} DACS sirve como la implementación estadounidense de estándares descriptivos de archivo internacionales como ISAD(G) y el International Standard Archival Authority Record . También proporciona cruces de DACS a MARC , Encoded Archival Description (EAD), RDA y Encoded Archival Context (EAC-CPF). ^[14] DACS especifica solo el tipo de contenido, no los requisitos estructurales o de codificación o la verborrea real que se utilizará; Por lo tanto, es adecuado para su uso junto con estándares estructurales y de codificación, como MARC y EAD, y con vocabularios controlados como Medical Subject Headings , Library of Congress Subject Headings , Art & Architecture Thesaurus , etc.

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