Gestión de contenidos

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La gestión de contenido ( CM ) es un conjunto de procesos y tecnologías que respaldan la recopilación, gestión y publicación de información en cualquier formato o medio. Cuando se almacena y se accede a esta información a través de computadoras, se la puede denominar más específicamente contenido digital o simplemente contenido .

• El contenido digital puede tomar la forma de texto (como documentos electrónicos), imágenes, archivos multimedia (como archivos de audio o video) o cualquier otro tipo de archivo que siga un ciclo de vida de contenido que requiera gestión .
• El proceso de desarrollo y gestión de contenidos es lo suficientemente complejo como para que varios proveedores de software comercial (grandes y pequeños), como Interwoven y Microsoft , ofrezcan software de gestión de contenidos para controlar y automatizar aspectos importantes del ciclo de vida del contenido.

Las prácticas y los objetivos de la gestión de contenidos varían según la misión y la estructura de gobernanza de la organización. Las organizaciones de noticias, los sitios web de comercio electrónico y las instituciones educativas utilizan la gestión de contenidos, pero de diferentes maneras. Esto genera diferencias en la terminología y en los nombres y la cantidad de pasos del proceso.

Por ejemplo, algunos contenidos digitales son creados por uno o más autores. Con el tiempo, esos contenidos pueden ser editados. Una o más personas pueden proporcionar cierta supervisión editorial y aprobar el contenido para su publicación.

La publicación puede adoptar muchas formas: puede ser el acto de "enviar" contenido a otros o simplemente otorgar derechos de acceso digital a cierto contenido a una o más personas. Más tarde, ese contenido puede ser reemplazado por otra versión del mismo y, por lo tanto, retirado o eliminado del uso (como cuando se modifica esta página wiki).

La gestión de contenidos es un proceso inherentemente colaborativo. Suele constar de las siguientes funciones y responsabilidades básicas:

• Creador : responsable de crear y editar contenido.
• Editor : responsable de ajustar el contenido del mensaje y el estilo de entrega, incluida la traducción y la localización.
• Editor : responsable de publicar el contenido para su uso.
• Administrador : responsable de administrar los permisos de acceso a carpetas, colecciones y archivos, lo que generalmente se logra asignando derechos de acceso a grupos de usuarios o roles. Los administradores también pueden ayudar y brindar soporte a los usuarios de diversas maneras.
• Consumidor, espectador o invitado : la persona que lee o consume de alguna otra manera el contenido después de que se publica o comparte.

Un aspecto fundamental de la gestión de contenidos es la capacidad de gestionar versiones de los mismos a medida que evolucionan ( véase también control de versiones ). Los autores y editores a menudo necesitan restaurar versiones anteriores de productos editados debido a un fallo del proceso o a una serie de ediciones no deseadas. El contenido sensible al tiempo también puede requerir actualizaciones a medida que el tema evoluciona con el tiempo.

Otro aspecto igualmente importante de la gestión de contenidos implica la creación, el mantenimiento y la aplicación de estándares de revisión. Cada miembro del proceso de creación y revisión de contenidos tiene un papel único y un conjunto de responsabilidades en el desarrollo o la publicación de los mismos. Cada miembro del equipo de revisión necesita estándares de revisión claros y concisos, que deben mantenerse de forma continua para garantizar la coherencia y la salud a largo plazo de la base de conocimientos .

Un sistema de gestión de contenidos es un conjunto de procesos automatizados que pueden admitir las siguientes funciones:

• Importación y creación de documentos y material multimedia
• Identificación de todos los usuarios clave y sus roles
• La capacidad de asignar roles y responsabilidades a diferentes instancias de categorías o tipos de contenido.
• Definición de tareas de flujo de trabajo a menudo acompañadas de mensajes para que los administradores de contenido sean alertados sobre los cambios en el contenido.
• La capacidad de rastrear y administrar múltiples versiones de una única instancia de contenido.
• La capacidad de publicar el contenido en un repositorio para respaldar el acceso.
• La capacidad de personalizar el contenido según un conjunto de reglas.

Cada vez más, el repositorio es una parte inherente del sistema e incorpora funciones de búsqueda y recuperación empresariales . Los sistemas de gestión de contenido adoptan las siguientes formas:

• Sistema de gestión de contenido web : software para la gestión de sitios web (a menudo, lo que la gestión de contenido significa implícitamente)
• Resultados de la organización del personal editorial de un periódico
• Flujo de trabajo para la publicación de artículos
• Sistemas de gestión documental
• Software de gestión del conocimiento
• Sistema de gestión de contenido de fuente única : contenido almacenado en fragmentos dentro de una base de datos relacional
• Sistema de gestión de variantes: en el que el personal etiqueta el contenido de origen (normalmente texto y gráficos) para representar variantes almacenadas como módulos de contenido "maestro" de fuente única, resueltos a la variante deseada en la publicación (por ejemplo: contenido del manual del propietario de un automóvil para 12 años modelo almacenado como archivos de contenido maestro únicos y "llamado" por año modelo según sea necesario), a menudo utilizado en conjunto con el almacenamiento de fragmentos de base de datos (ver arriba) para objetos de contenido grandes

Marc Feldman, experto en gestión de contenidos, define tres estructuras principales de gobernanza de la gestión de contenidos: localizada, centralizada y federada, cada una con sus propias fortalezas y debilidades. ^[1]

Al poner el control en manos de quienes están más cerca del contenido, los expertos en contexto, los modelos de gobernanza localizados potencian y dan rienda suelta a la creatividad. Sin embargo, estos beneficios se producen a costa de una pérdida parcial o total del control y la supervisión gerenciales.

Cuando las palancas de control están fuertemente centralizadas, los sistemas de gestión de contenidos son capaces de transmitir un mensaje de marca excepcionalmente claro y unificado. Además, las estructuras de gobernanza de gestión de contenidos centralizadas permiten una gran cantidad de oportunidades de ahorro de costes en las grandes empresas, que se logran, por ejemplo, mediante (1) la evitación de esfuerzos duplicados en la creación, edición, formato, reutilización y archivo de contenidos; (2) la gestión de procesos y la racionalización de todo el trabajo relacionado con los contenidos; y/o (3) una implementación o actualización ordenada del sistema de gestión de contenidos.

Los modelos de gobernanza federada potencialmente aprovechan los beneficios tanto del control localizado como del centralizado, al tiempo que evitan las debilidades de ambos. Si bien los sistemas de software de gestión de contenido están estructurados de manera inherente para permitir modelos de gobernanza federada, aprovechar estos beneficios puede resultar difícil porque requiere, por ejemplo, negociar los límites de control con los administradores locales y los creadores de contenido. En el caso de las empresas más grandes, en particular, el hecho de no implementar o implementar plenamente una estructura de gobernanza federada equivale a no aprovechar al máximo el retorno de la inversión y los ahorros de costos que permiten los sistemas de gestión de contenido.

Las implementaciones de gestión de contenido deben ser capaces de gestionar las distribuciones de contenido y los derechos digitales en el ciclo de vida del contenido. ^{[2] [3]} Los sistemas de gestión de contenido suelen estar involucrados en la gestión de derechos digitales para controlar el acceso de los usuarios y los derechos digitales. En este paso, las estructuras de solo lectura de los sistemas de gestión de derechos digitales imponen algunas limitaciones en la gestión de contenido, ya que no permiten a los autores cambiar el contenido protegido en su ciclo de vida. La creación de contenido nuevo utilizando contenido administrado (protegido) también es un problema que saca a los contenidos protegidos de los sistemas de control de gestión. Unas pocas implementaciones de gestión de contenido cubren todas estas cuestiones. ^[2]

• Boiko, Bob (26 de noviembre de 2004). Biblia de gestión de contenido . Wiley. pág. 1176. ISBN 0-7645-7371-3.
• Servicio de moderación de contenido de Teleperformance
• Plataforma de gestión de contenidos digitales multimedia
• Rockley, Ann (2002-10-27). Gestión de contenido empresarial: una estrategia de contenido unificada . New Riders Press. pág. 592. ISBN 0-7357-1306-5.
• Hackos, JoAnn T. (14 de febrero de 2002). Gestión de contenido para distribución web dinámica . Wiley. pág. 432. ISBN 0-471-08586-3.
• Glushko, Robert J.; Tim McGrath (2005). Ingeniería de documentos: análisis y diseño de documentos para informática empresarial y servicios web . MIT Press. pág. 728. ISBN 0-262-57245-1.
• Ferrán, Nuria; Julià Minguillón (2011). Gestión de Contenidos para E-Learning . Saltador. págs.215. ISBN 978-1-4419-6958-3.