Investigación de archivo

La investigación archivística es un tipo de investigación que implica la búsqueda y extracción de evidencia de registros de archivos . Estos registros pueden estar guardados en instituciones de recopilación, ^[1] como bibliotecas y museos, o en custodia de la organización (ya sea un organismo gubernamental, una empresa, una familia u otra agencia) que originalmente los generó o acumuló, o en la de un organismo sucesor (archivos transferentes o internos). ^[2] La investigación archivística puede contrastarse con (1) la investigación secundaria (realizada en una biblioteca o en línea ), que implica identificar y consultar fuentes secundarias relacionadas con el tema de investigación; y (2) con otros tipos de investigación primaria e investigación empírica, como el trabajo de campo y la experimentación .

Los archivos más antiguos existen desde hace cientos de años. Por ejemplo, en Europa, el Archivo General de la Corona de Aragón se instituyó en 1318, o los Archivos Secretos del Vaticano , que se iniciaron en el siglo XVII y contienen documentos de estado, libros de cuentas papales y correspondencia papal que se remontan al siglo VIII. Los Archivos Nacionales de Francia se fundaron en 1790 durante la Revolución Francesa y tienen fondos que datan del año 625 d. C., y otros archivos europeos tienen una procedencia similar. Los archivos del mundo moderno, aunque de fecha más reciente, también pueden contener material que se remonta a varios siglos atrás; por ejemplo, la Administración Nacional de Archivos y Registros de los Estados Unidos se estableció originalmente en 1934. ^[3] El NARA contiene registros y colecciones que se remontan a la fundación de los Estados Unidos en el siglo XVIII. Entre las colecciones del NARA se encuentran la Declaración de Independencia, la Constitución de los Estados Unidos y una copia original de la Carta Magna. Los Archivos Nacionales Británicos (TNA) remontan su historia a la creación de la Oficina de Registro Público en 1838, mientras que otros organismos estatales y nacionales también se formaron a fines del siglo XIX y principios del XX.

Las universidades son otro lugar de almacenamiento de material de archivo y colecciones de manuscritos. La mayoría de las universidades tienen material de archivo que registra la actividad de la universidad. Algunas universidades también tienen archivos o colecciones de manuscritos que se centran en uno u otro aspecto de la cultura del estado o país en el que se encuentra la universidad. Las escuelas e instituciones religiosas, así como los estudios locales y las colecciones de historia, los museos y las instituciones de investigación pueden tener archivos.

El motivo de destacar la amplitud y profundidad de los archivos es dar una idea de las dificultades a las que se enfrentan los investigadores de archivos. Algunos de estos archivos contienen grandes cantidades de registros. Por ejemplo, el Archivo Secreto del Vaticano tiene más de 83 kilómetros de estanterías de archivo. Un número cada vez mayor de archivos están aceptando ahora transferencias digitales, lo que también puede presentar desafíos para la visualización y el acceso.

La investigación archivística es la base de la mayoría de las investigaciones históricas originales, tanto académicas como de otro tipo , pero también se lleva a cabo con frecuencia (junto con metodologías de investigación paralelas) en otras disciplinas dentro de las humanidades y las ciencias sociales , incluidos los estudios literarios , la retórica, ^{[4] [5]} la arqueología , la sociología , la geografía humana , la antropología , la psicología y los estudios organizacionales . ^[6] También puede ser importante en otros tipos de investigación no académica, como el rastreo de familias biológicas por parte de personas adoptadas y las investigaciones criminales . Los datos que se encuentran en poder de las instituciones archivísticas también son útiles en la investigación científica y en el establecimiento de derechos civiles.

Además de la disciplina, el tipo de metodología de investigación utilizada en la investigación archivística puede variar en función de su organización y de sus materiales. Por ejemplo, en un archivo que tiene una gran cantidad de materiales aún sin procesar, un investigador puede encontrar útil consultar directamente con el personal del archivo que tenga un conocimiento claro de las colecciones y su organización, ya que pueden ser una fuente de información sobre materiales sin procesar o sobre materiales relacionados en otros archivos y repositorios. ^[7] Cuando un archivo no está totalmente orientado a una sola disciplina o no es relevante para una sola, los investigadores, por ejemplo los genealogistas , pueden confiar en redes formales o informales para apoyar la investigación compartiendo información sobre la organización y las colecciones de archivos específicos entre sí. ^{[8] [9]}

La investigación archivística es generalmente más compleja y requiere más tiempo que la investigación secundaria , y presenta desafíos a la hora de identificar, localizar e interpretar los documentos pertinentes. Aunque los archivos comparten características similares, también pueden variar de manera significativa. Si bien los archivos financiados con fondos públicos pueden tener mandatos que requieran que sean lo más accesibles posible, otros tipos, como los archivos corporativos, religiosos o privados, tendrán distintos grados de acceso y capacidad de descubrimiento. ^[6] Algunos materiales pueden estar restringidos de otras maneras, como aquellos que contienen información sensible o clasificada , obras no publicadas o impuestas por acuerdos con el donante de materiales. ^{[10] [11] [12]} Además, los registros archivísticos suelen ser únicos y el investigador debe estar preparado para viajar para llegar a ellos. Incluso cuando los materiales están disponibles en formatos digitales, puede haber restricciones sobre ellos que prohíban su acceso fuera del sitio.

Antes de la búsqueda en línea, los catálogos colectivos eran una herramienta importante para encontrar materiales en bibliotecas y archivos. En los Estados Unidos, los investigadores han utilizado el Catálogo colectivo nacional y el Catálogo colectivo nacional de colecciones de manuscritos para localizar archivos, aunque desde entonces gran parte de su información se ha migrado a sistemas en línea.

Cada vez es más frecuente encontrar instituciones archivísticas mediante una búsqueda en línea. Además, portales como Europeana , la Biblioteca Pública Digital de América y Trove de la Biblioteca Nacional de Australia ofrecen enlaces a instituciones miembro.

En el Reino Unido, JISC alberga ArchivesHub, mientras que ArchiveGrid de OCLC ofrece un portal internacional para instituciones basadas principalmente en bibliotecas, que utilizan MARC como herramienta de catalogación para sus fondos. La Asociación de Archivistas Canadienses (ACA) se ha asociado con la empresa de software Artefactual para crear ArchivesCanada, mientras que la Sociedad Australiana de Archivistas ha utilizado el mismo software para su Directorio de Archivos en Australia. Se han puesto a disposición muchas otras herramientas de búsqueda en línea para facilitar la búsqueda y el descubrimiento, incluido el Registro de ubicación de manuscritos y cartas literarias inglesas, la guía ArchiveSearch para materiales de archivo en instituciones en Cambridge, Reino Unido, y CARTOMAC: Archives littéraires d'Afrique .

Si no se puede encontrar un archivo mediante una búsqueda en línea o en una colección que figura en un listado público, un investigador puede tener que buscar su existencia por otros medios, como por ejemplo siguiendo las citas y referencias de otros investigadores. Esto es particularmente cierto en el caso de los materiales que se encuentran en poder de corporaciones u otras organizaciones que pueden no emplear a un archivista y, por lo tanto, desconocer la extensión o el contenido de sus materiales. ^[6]

En los archivos muy restringidos, el acceso puede estar restringido únicamente a personas con ciertas credenciales o afiliaciones a instituciones como universidades y, en ese caso, únicamente a aquellas de un cierto nivel. Quienes carezcan de las credenciales necesarias pueden tener que solicitar cartas de presentación a una persona o institución para proporcionarlas al archivo. ^[13]

Los archivos suelen contener materiales únicos y su organización también puede ser completamente única o idiosincrásica para la institución u organización que los mantiene. Esta es una distinción importante con las bibliotecas donde el material se organiza de acuerdo con sistemas de clasificación estandarizados . Tradicionalmente, los archivos han seguido el principio de respeto de los fondos en el que se mantiene la procedencia y el orden original , aunque el archivista puede realizar algún reordenamiento, físico o intelectual, para facilitar su uso. ^{[14] [15]} Una guía básica para la descripción archivística es la Norma Internacional de Descripción Archivística (General) (ISAD/G o ISAD), producida por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Las instituciones estadounidenses también pueden guiarse por la Description Archives: a content standard (DACS) y en Canadá por las Rules of Archival Description Archivado el 16 de mayo de 2017 en Wayback Machine (RAD). La comprensión de cómo se construyen las descripciones archivísticas y las ayudas de búsqueda se conoce como inteligencia archivística. ^{[16] [17]}

Además de estos estándares y reglas para la creación de listados y catálogos impresos y en línea, los archivistas también pueden proporcionar acceso a sus catálogos a través de API o mediante los estándares de codificación EAD ( Descripción archivística codificada ) (relacionado con los fondos, series y artículos) y EAC ( Contexto archivístico codificado ) (las organizaciones y personas que crearon los archivos).

Los instrumentos de búsqueda son una herramienta de referencia común creada por los archivistas para localizar materiales. Vienen en una variedad de formas, como registros, catálogos de tarjetas o inventarios. ^[18] Muchos instrumentos de búsqueda para documentos de archivo ahora están alojados en línea como páginas web o cargados como documentos, como en la Biblioteca del Congreso ' Rare Book & Special Collections. El nivel de detalle en los instrumentos de búsqueda puede variar desde descripciones granulares a nivel de artículo hasta descripciones generales a nivel de colección. ^{[19] [20]} Si un archivo tiene una gran acumulación de materiales sin procesar, es posible que no haya ningún tipo de instrumento de búsqueda en absoluto. ^[21] Desde aproximadamente 2005, una ideología conocida como " Más producto, menos proceso ", o MPLP, ha sido adoptada por muchos archivos de recopilación de América del Norte que buscan reducir el tiempo de procesamiento o aliviar los atrasos para proporcionar acceso a los materiales más pronto, cuyos resultados pueden ser instrumentos de búsqueda mínimamente descritos. ^[22]

Aunque la mayoría de los repositorios de archivos acogen a investigadores y cuentan con personal profesional encargado de ayudarlos, la gran cantidad de registros significa que los instrumentos de búsqueda pueden tener una utilidad limitada: el investigador tendrá que buscar en grandes cantidades de documentos material relevante para su investigación particular. Algunos registros pueden estar cerrados al acceso público por razones de confidencialidad ; y otros pueden estar escritos con letra arcaica , en idiomas antiguos o extranjeros, o en terminología técnica. Los documentos de archivo generalmente se crearon con fines prácticos o administrativos inmediatos, no para el beneficio de futuros investigadores, y puede ser necesaria una investigación contextual adicional para darles sentido. Muchos de estos desafíos se agravan cuando los registros aún están bajo la custodia del organismo generador o en manos privadas, donde los propietarios o custodios pueden no estar dispuestos a proporcionar acceso a investigadores externos, y donde los instrumentos de búsqueda pueden ser aún más rudimentarios o inexistentes.

Los materiales de archivo suelen almacenarse en estanterías cerradas y no circulan. ^[23] Los usuarios solicitan ver materiales específicos de los archivos y solo pueden consultarlos in situ. ^{[24] [25]} Después de localizar la ubicación del registro pertinente utilizando un instrumento de búsqueda u otra herramienta de descubrimiento, el usuario puede tener que enviar la solicitud al archivo, por ejemplo, mediante un formulario de solicitud. ^[26] Si un archivo tiene parte de sus fondos ubicados en un edificio o instalación independiente, puede llevar días o semanas recuperar los materiales, lo que requiere que el usuario envíe su solicitud antes de una consulta in situ. ^[27]

Una sala de lectura es un espacio, generalmente dentro o cerca del archivo, donde los usuarios pueden consultar materiales de archivo bajo la supervisión del personal. La naturaleza única, frágil o sensible de algunos materiales a veces requiere ciertos tipos de restricciones en su uso, manejo y/o duplicación. Muchos archivos restringen qué tipo de elementos se pueden traer a una sala de lectura desde el exterior, como lápices, cuadernos, bolsos e incluso ropa, para proteger contra el robo o el riesgo de daño a los materiales. ^[28] Se pueden imponer restricciones adicionales en la cantidad de materiales que se pueden consultar en un momento dado, como limitar a un usuario a una caja a la vez y requerir que todos los materiales estén planos y visibles en todo momento. ^[29] Algunos archivos proporcionan suministros básicos que incluyen papel borrador y lápices o cuñas de espuma para sostener materiales inusualmente grandes. ^[4] Los servicios de duplicación pueden estar disponibles en el archivo, aunque las políticas, los costos y el tiempo requerido pueden variar. ^{[30] [31]} Cada vez más, los archivos también permiten a los usuarios utilizar sus propios dispositivos, como cámaras de mano, teléfonos móviles e incluso escáneres, para duplicar materiales. ^{[26] [32]} El uso de guantes blancos o de cualquier otro tipo, aunque popular en los programas de televisión, no es necesariamente necesario para manipular documentos de archivo, debido a las preocupaciones sobre la fragilidad de las páginas y el texto. ^[33] Pueden ser necesarios para manipular volúmenes con encuadernaciones deficientes, si se quitan los guantes para las páginas internas para evitar la transferencia de suciedad y otro material, y deben usarse al manipular fotografías. Siempre consulte con el archivista si se requieren guantes o no.

Los archivos también pueden proporcionar acceso a contenidos a través de microfilmes (incluidas las microfichas y otros formatos) debido a la fragilidad o popularidad del archivo original. También se pueden proporcionar copias digitales por la misma razón. Antes de solicitar acceso al original, los usuarios deben asegurarse de que los elementos que han sido reformateados son adecuados para el uso para el que se requieren. Las razones para solicitar acceso al contenido original pueden incluir la necesidad de ver una imagen en color (perspectivas arquitectónicas y dibujos de alzado, mapas y planos, etc.) o por razones de accesibilidad (el vértigo visual leve no suele considerarse una razón para acceder a los originales, ya que el efecto puede mitigarse con una lectura más lenta de la película).

Algunos materiales pueden contener información que afecta a la privacidad y confidencialidad de personas vivas, como registros médicos y de estudiantes, y exigen un cuidado especial. Los materiales que pueden contener información de identificación personal , como números de seguridad social o nombres, deben manejarse adecuadamente, y un archivo puede proporcionar copias redactadas de los materiales o negar el acceso a los materiales por cuestiones de privacidad u otras cuestiones legislativas. ^{[34] [35]}

Cada vez más materiales de archivo se digitalizan o nacen digitales, lo que permite acceder a ellos fuera de las instalaciones a través de Internet u otros servicios en red. Los archivos que tienen materiales digitales accesibles al público pueden hacer que sus fondos sean detectables por los motores de búsqueda de Internet compartiendo o exponiendo sus catálogos electrónicos y/o metadatos, utilizando estándares como el Protocolo para la Recolección de Metadatos de la Iniciativa de Archivos Abiertos (OAI-PMH) . Algunas instituciones tienen portales en línea donde los usuarios pueden acceder libremente a los materiales digitales que han sido puestos a disposición por el archivo, como los Archivos de la Biblioteca Pública de Nueva York o los Archivos del Instituto Smithsoniano. Los gobiernos y sus instituciones relacionadas pueden utilizar estas salas de lectura "electrónicas" o "virtuales" para cargar documentos y materiales que han sido solicitados por el público, como a través de solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA) o de acuerdo con las políticas de divulgación de registros. ^{[36] [37] [38]}

• Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA), Estados Unidos de América
  • NARA: “Investigación sobre nuestros registros”
• Archivos Nacionales (TNA), Reino Unido
  • TNA: “Ayuda con tu investigación”
  • TNA: “Cómo utilizar los archivos”
• Localice a su familia biológica en el Reino Unido
• "Habilidades y herramientas de archivo para historiadores" - Making History (Instituto de Investigación Histórica, Universidad de Londres)
• Sociedad de Archivistas Estadounidenses: Uso de archivos: una guía para una investigación eficaz

• Guía para la investigación archivística (Universidad de Dalhouse)
• Guía de investigación de archivos (Biblioteca de la Universidad de Georgetown)
• Guía para la investigación archivística (Bibliotecas Emory)
• Introducción a la investigación archivística (Bibliotecas de la Universidad de Duke)
• Investigación archivística: ¿por qué investigar en archivos? (Universidad Estatal de Georgia)
• Realizando investigación archivística (Williams College)
• Realización de investigaciones archivísticas (Universidad de Witwatersrand)