Gestión de eventos
Planificación intencionada y sistemática de eventos públicos
Planificador de eventos
Boda en un viñedo

La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos de pequeña o gran escala, como festivales , conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones . Implica estudiar la marca, identificar su público objetivo , idear el concepto del evento y coordinar los aspectos técnicos antes de lanzar el evento. [1]

La industria de los eventos ahora incluye eventos de todos los tamaños, desde los Juegos Olímpicos hasta los desayunos de trabajo. Muchas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés organizan eventos para promocionar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar dinero o celebrar logros.

El proceso de planificación y coordinación del evento se conoce generalmente como planificación de eventos y puede incluir la elaboración de presupuestos , la programación, la selección del lugar, la obtención de los permisos necesarios , la coordinación del transporte y el estacionamiento, la contratación de oradores o artistas, la decoración, la seguridad del evento, el servicio de catering , la coordinación con proveedores externos y los planes de emergencia. Cada evento es diferente en su naturaleza, por lo que el proceso de planificación y ejecución de cada uno difiere según el tipo de evento.

El organizador de eventos es la persona que planifica y ejecuta el evento, y se encarga de los elementos creativos, técnicos y logísticos. Esto incluye el diseño general del evento, la creación de la marca, la estrategia de marketing y comunicación, la producción audiovisual , la redacción de guiones, la logística, la elaboración de presupuestos, la negociación y el servicio al cliente.

Debido a las complejidades involucradas, el amplio cuerpo de conocimientos requerido y el entorno rápidamente cambiante, la gestión de eventos se cita con frecuencia como una de las trayectorias profesionales más estresantes, junto con la de los cirujanos . [2]

Marketing y comunicación estratégica

La gestión de eventos puede ser una herramienta de marketing y comunicación estratégica que utilizan empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden beneficiarse de los eventos promocionales como una forma de comunicarse con los clientes actuales y potenciales. Por ejemplo, estos eventos centrados en la publicidad pueden tener lugar en forma de conferencias de prensa, eventos promocionales o lanzamientos de productos.

Los organizadores de eventos también pueden utilizar los medios de comunicación tradicionales para llegar a su público objetivo, con la esperanza de generar una cobertura mediática que llegue a miles o millones de personas. También pueden invitar a su público a sus eventos y comunicarse con ellos en el propio evento. [3]

Lugar del evento

El lugar del evento puede ser dentro o fuera del lugar. El gerente de eventos es responsable de las operaciones en un lugar alquilado para eventos o entretenimiento, ya que se coordina directamente con el propietario de la propiedad. Un gerente de eventos supervisará todos los aspectos del evento en el lugar. Algunas de las tareas enumeradas en la introducción pueden pasar al lugar, pero generalmente tienen un costo.

Los eventos presentan un riesgo de responsabilidad sustancial para los organizadores y los lugares de celebración. En consecuencia, la mayoría de los lugares exigen a los organizadores que contraten un seguro de responsabilidad general general o específico para el evento por un monto no inferior a $1,000,000 por ocurrencia y $2,000,000 en total, que es el estándar de la industria. [4] [5]

Los gerentes de eventos corporativos reservan lugares para eventos para albergar reuniones corporativas, conferencias , eventos de networking, ferias comerciales , lanzamientos de productos, retiros de formación de equipos o sesiones de capacitación en un entorno más personalizado.

Sostenibilidad

La gestión sostenible de eventos (también conocida como ecologización de eventos) es el proceso utilizado para producir un evento con especial atención a las cuestiones ambientales, económicas y sociales. [6] La sostenibilidad en la gestión de eventos incorpora la toma de decisiones social y ambientalmente responsable en la planificación, organización e implementación de un evento, y la participación en él. Implica la inclusión de principios y prácticas de desarrollo sostenible en todos los niveles de la organización de eventos y tiene como objetivo garantizar que un evento se celebre de manera responsable. Representa el paquete total de intervenciones en un evento y debe realizarse de manera integrada. La ecologización de eventos debe comenzar desde el inicio del proyecto y debe involucrar a todos los actores clave, como clientes, organizadores, lugares, subcontratistas y proveedores. [7] Un estudio reciente muestra que la tendencia de trasladar los eventos de presenciales a modalidades virtuales e híbridas puede reducir la huella de carbono en un 94% (virtual) y en un 67% (modalidad híbrida con una tasa de participación presencial de más del 50% debido a las compensaciones entre la huella de carbono per cápita y el nivel de participación presencial). [8]

Tecnología

Las empresas de software de gestión de eventos proporcionan herramientas de software de planificación de eventos para gestionar muchas actividades comunes, como el registro de delegados, la reserva de hoteles, la reserva de viajes o la asignación de espacio de exposición.

Una tendencia reciente en la tecnología de eventos es el uso de aplicaciones móviles para eventos . Esta tecnología está avanzando y permite a los profesionales de eventos simplificar y gestionar eventos intrincados y simples de forma más eficaz. [9] Las aplicaciones móviles tienen una variedad de usos. Se pueden utilizar para contener información relativamente estática, como la agenda, las biografías de los oradores y las preguntas frecuentes generales. También pueden fomentar la participación y el compromiso de la audiencia a través de herramientas interactivas como la votación/encuesta en vivo, el envío de preguntas a los oradores durante las preguntas y respuestas o la creación de "nubes de palabras" interactivas en vivo. Los organizadores de eventos también pueden utilizar aplicaciones móviles para eventos como medio de comunicación. Las aplicaciones móviles ayudan a obtener un mejor resultado general de los eventos y también ayudan a eliminar una gran cantidad de trabajo tedioso de los organizadores de eventos. [10] Los organizadores pueden comunicarse con los participantes mediante el uso de alertas, notificaciones y mensajes push. También se pueden utilizar para recopilar comentarios de los participantes mediante el uso de encuestas en la aplicación. Algunas aplicaciones móviles para eventos pueden ayudar a los participantes a interactuar entre sí, con los patrocinadores y con los organizadores con una funcionalidad de red incorporada.

Educación

Cada vez hay más universidades que ofrecen formación en gestión de eventos en forma de certificados y títulos de pregrado o posgrado.

El Rosen College of Hospitality Management de la Universidad de Florida Central ofreció la primera Licenciatura en Ciencias en Gestión de Eventos a partir de 2006. [11] [12] El programa aprovecha la formación básica tanto en hostelería , que abarca operaciones de alojamiento, turismo, servicios al huésped, contabilidad y marketing, como en gestión de eventos, incluidas ventas, promoción, tecnología, diseño, gestión de riesgos y catering, con asignaturas optativas disponibles para intereses específicos, como cruceros , discotecas , vinos o ferias comerciales . [13] Otros programas de grado que no ofrecen un título completo suelen ofrecer concentraciones, como la Universidad de Nueva York , que ofrece una Licenciatura en Ciencias en Gestión Hotelera y Turística con una concentración en gestión de eventos. [14] La Universidad de Florida también ofrece un programa similar. [15]

Debido a la cantidad limitada de programas de grado disponibles, no es raro que los gerentes de eventos obtengan sus títulos en administración de empresas , marketing o relaciones públicas . Para complementar su candidatura, las personas interesadas en la gestión de eventos generalmente obtienen una o más certificaciones que ofrecen especialización en campos específicos. Las certificaciones disponibles incluyen:

  • Profesional certificado en reuniones (CMP) [16]
  • Certificado en Gestión de Exposiciones (CEM) [17]
  • Comercializador certificado en ferias comerciales (CTSM) [18]
  • Certificado en Gestión de Reuniones (CMM) [19]
  • Profesional Certificado en Catering y Eventos (CPCE) [20]
  • Diseñador de eventos certificado (CED) [21]
  • Profesional certificado en eventos especiales (CSEP) [22]

Véase también

Referencias

  1. ^ Ramsborg, GC; B Miller, D Breiter, BJ Reed y A Rushing (eds), Gestión de reuniones profesionales: Estrategias integrales para reuniones, convenciones y eventos , 2008, 5.ª ed., Kendall/Hunt Publishing, Dubuque, Iowa. ISBN  0-7575-5212-9
  2. ^ "Los 10 trabajos más y menos estresantes en Estados Unidos". www.cbsnews.com . 7 de marzo de 2019 . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  3. ^ Schivinski, Bruno; Langaro, Daniela; Shaw, Christina (2019). "La influencia de la comunicación en las redes sociales en las actitudes y las intenciones de comportamiento de los consumidores en relación con los eventos patrocinados por marcas". Gestión de eventos . 23 (6): 835–853. doi :10.3727/152599518x15403853721268. hdl : 10071/19989 . S2CID  150200949.
  4. ^ "Cuándo y por qué necesita un seguro contra eventos". BizBash . 2007-12-06 . Consultado el 2019-11-27 .
  5. ^ Bonner, Marianne. "¿Debería contratar cobertura para eventos especiales?". The Balance Small Business . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  6. ^ "ISO 20121 - Eventos sostenibles", ISO (www.iso.org), consultado el 5 de marzo de 2014
  7. ^ "Organizando un evento verde". WWF .
  8. ^ Tao, Yanqiu; Steckel, Debbie; Klemeš, Jiří Jaromír; You, Fengqi (16 de diciembre de 2021). "La tendencia hacia las conferencias virtuales e híbridas puede ser una estrategia eficaz de mitigación del cambio climático". Nature Communications . 12 (1): 7324. Bibcode :2021NatCo..12.7324T. doi :10.1038/s41467-021-27251-2. ISSN  2041-1723. PMC 8677730 . PMID  34916499. 
  9. ^ Cobanoglu, Cihan; Dogan, Seden; Berezina, Katerina; Collins, Galen (2021). Tecnología de la información para la hostelería y el turismo. Vol. 17. pág. 7. doi :10.5038/9781732127593. ISBN 9781732127593. S2CID  238010417 . Consultado el 8 de marzo de 2023 .
  10. ^ Mehrotra, Anupam; Lobo, Johanna (2020). La tecnología lleva la industria de la gestión de eventos al siguiente nivel. p. 4. doi :10.1109/ICRITO48877.2020.9198025. ISBN 978-1-7281-7016-9. S2CID  221846042 . Consultado el 8 de marzo de 2023 .
  11. ^ Bottorff, Tim (2018). "Un programa de hotelería como ningún otro: una breve historia de la Facultad de Gestión Hotelera Rosen de la UCF" (PDF) . Universidad de Florida Central .
  12. ^ "Lo que necesita saber sobre los nuevos títulos en gestión de eventos". BizBash . 2017-11-21 . Consultado el 2019-11-27 .
  13. ^ "Programa: Gestión de eventos (BS) - Universidad de Florida Central - Acalog ACMS™". ucf.catalog.acalog.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  14. ^ "Licenciatura en Gestión Hotelera y Turística". www.sps.nyu.edu . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  15. ^ "Gestión del turismo, eventos y recreación < Universidad de Florida". catalog.ufl.edu . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  16. ^ "Consejo de la Industria de Eventos > CMP > Acerca de CMP" www.eventscouncil.org . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  17. ^ "Programa de aprendizaje certificado en gestión de exposiciones® (CEM)". IAEE . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  18. ^ "CTSM - Certified Trade Show Marketer" (Comerciante certificado en ferias comerciales). www.exhibitoronline.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  19. ^ "Certificado en Gestión de Reuniones (CMM) - Planificación de Reuniones | MPI". MPIWeb . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  20. ^ "Obtenga la certificación". NACE - Asociación Nacional de Catering y Eventos . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  21. ^ "Conviértete en diseñador de eventos certificado por CED". Event Design Collective . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  22. ^ "Profesional certificado en eventos especiales (CSEP)" www.ileahub.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  • Bowdin, Glenn; Johnny Allen, William O'Toole, Rob Harris, Ian McDonnell. Gestión de eventos (Gestión de eventos S.) ISBN 0-7506-6533-5 
  • Goldblatt, Joe. Gestión de eventos globales en el siglo XXI (Serie de gestión de eventos de Wiley) ISBN 0-471-39687-7 
Obtenido de "https://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Gestión_de_eventos&oldid=1246329518"