Sistema de gestión documental
Colección organizada de documentos

Un sistema de gestión de documentos ( DMS ) es generalmente un sistema informático que se utiliza para almacenar, compartir, rastrear y administrar archivos o documentos. Algunos sistemas incluyen un seguimiento del historial donde se registra un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios. El término tiene cierta superposición con los conceptos de sistemas de gestión de contenido . A menudo se lo considera un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales , la digitalización de documentos , los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros .

Historia

Aunque muchos sistemas de gestión de documentos electrónicos almacenan los documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de gestión de documentos basados ​​en la web están empezando a almacenar el contenido en forma de HTML . Estos sistemas de gestión de documentos basados ​​en HTML pueden actuar como sistemas de publicación o sistemas de gestión de políticas. [1] El contenido se captura mediante editores basados ​​en navegador o mediante la importación y conversión de contenido que no sea HTML. El almacenamiento de documentos como HTML permite un flujo de trabajo de texto completo más sencillo, ya que la mayoría de los motores de búsqueda tratan con HTML de forma nativa. Se requiere un DMS sin un formato de almacenamiento HTML para extraer el texto del formato propietario, lo que hace que el flujo de trabajo de búsqueda de texto completo sea ligeramente más complicado.

Las capacidades de búsqueda, incluidas las consultas booleanas , el análisis de clústeres y la derivación [2], se han convertido en componentes críticos de DMS a medida que los usuarios se han acostumbrado a buscar en Internet y pasan menos tiempo organizando su contenido.

Componentes

Los sistemas de gestión de documentos suelen ofrecer funciones de almacenamiento, control de versiones, metadatos, seguridad, así como de indexación y recuperación. A continuación, se incluye una descripción de estos componentes:

TemaDescripción
MetadatosLos metadatos se almacenan normalmente para cada documento. Los metadatos pueden incluir, por ejemplo, la fecha en que se almacenará el documento y la identidad del usuario que lo almacena. El DMS también puede extraer metadatos del documento automáticamente o solicitar al usuario que agregue metadatos. Algunos sistemas también utilizan el reconocimiento óptico de caracteres en imágenes escaneadas o realizan la extracción de texto en documentos electrónicos. El texto extraído resultante se puede utilizar para ayudar a los usuarios a localizar documentos identificando palabras clave probables o proporcionando una capacidad de búsqueda de texto completo, o se puede utilizar por sí solo. El texto extraído también se puede almacenar como un componente de metadatos, almacenarse con el documento o por separado del documento como fuente para buscar colecciones de documentos. [3]
IntegraciónMuchos sistemas de gestión de documentos intentan proporcionar funcionalidad de gestión de documentos directamente a otras aplicaciones, de modo que los usuarios puedan recuperar documentos existentes directamente desde el repositorio del sistema de gestión de documentos, realizar cambios y guardar el documento modificado nuevamente en el repositorio como una nueva versión, todo sin salir de la aplicación. Dicha integración está disponible comúnmente para una variedad de herramientas de software, como sistemas de gestión de flujo de trabajo y de gestión de contenido , generalmente a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API) que utiliza estándares abiertos como ODMA , LDAP , WebDAV y SOAP o servicios web RESTful . [4] [5]
CapturaLa captura implica principalmente la aceptación y el procesamiento de imágenes de documentos en papel desde escáneres o impresoras multifunción . A menudo se utiliza software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), ya sea integrado en el hardware o como software independiente, para convertir imágenes digitales en texto legible por máquina. El software de reconocimiento óptico de marcas (OMR) a veces se utiliza para extraer valores de casillas de verificación o burbujas. La captura también puede implicar la aceptación de documentos electrónicos y otros archivos informáticos. [6]
Validación de datosLas reglas de validación de datos pueden detectar errores en los documentos, firmas faltantes, nombres mal escritos y otros problemas, y recomendar opciones de corrección en tiempo real antes de importar los datos al DMS. También se puede aplicar un procesamiento adicional en forma de armonización y cambios de formato de datos como parte de la validación de datos. [7] [8]
IndexaciónLa indexación permite realizar un seguimiento de los documentos electrónicos. Puede ser tan simple como llevar un registro de los identificadores únicos de los documentos, pero a menudo adopta una forma más compleja, proporcionando una clasificación a través de los metadatos de los documentos o incluso a través de índices de palabras extraídos del contenido de los documentos. La indexación existe principalmente para respaldar la consulta y recuperación de información. Un área de importancia crítica para la recuperación rápida es la creación de una topología o esquema de índice. [9]
AlmacenamientoAlmacenamiento de documentos electrónicos. El almacenamiento de documentos a menudo incluye la gestión de esos mismos documentos: dónde se almacenan, durante cuánto tiempo, la migración de los documentos de un medio de almacenamiento a otro ( gestión jerárquica del almacenamiento ) y la eventual destrucción de los documentos.
RecuperaciónRecuperar los documentos electrónicos del almacenamiento. Aunque la noción de recuperar un documento en particular es simple, la recuperación en el contexto electrónico puede ser bastante compleja y poderosa. La recuperación simple de documentos individuales puede ser compatible permitiendo al usuario especificar el identificador único del documento y haciendo que el sistema use el índice básico (o una consulta no indexada en su almacén de datos) para recuperar el documento. [9] Una recuperación más flexible permite al usuario especificar términos de búsqueda parciales que involucran el identificador del documento y/o partes de los metadatos esperados. Esto normalmente devolvería una lista de documentos que coinciden con los términos de búsqueda del usuario. Algunos sistemas proporcionan la capacidad de especificar una expresión booleana que contiene múltiples palabras clave o frases de ejemplo que se espera que existan dentro del contenido de los documentos. La recuperación para este tipo de consulta puede ser compatible con índices creados previamente, [9] o puede realizar búsquedas que consumen más tiempo a través del contenido de los documentos para devolver una lista de los documentos potencialmente relevantes. Véase también Recuperación de documentos .
DistribuciónUn documento listo para su distribución debe estar en un formato que no pueda alterarse fácilmente. Normalmente, nunca se utiliza una copia maestra original del documento para su distribución; en su lugar, es más común un enlace electrónico al documento en sí. Si un documento se va a distribuir electrónicamente en un entorno regulatorio, se deben cumplir criterios adicionales, incluidas garantías de trazabilidad y control de versiones, incluso en otros sistemas. [10] Este enfoque se aplica a ambos sistemas mediante los cuales se va a intercambiar el documento, si la integridad del mismo es imperativa.
SeguridadLa seguridad de los documentos es vital en muchas aplicaciones de gestión de documentos. Los requisitos de cumplimiento para determinados documentos pueden ser bastante complejos según el tipo de documento. Por ejemplo, en Estados Unidos , normas como ISO 9001 e ISO 13485 , así como las regulaciones de la Administración de Alimentos y Medicamentos de Estados Unidos , dictan cómo se debe abordar el proceso de control de documentos. [11] Los sistemas de gestión de documentos pueden tener un módulo de gestión de derechos que permite a un administrador dar acceso a los documentos en función del tipo solo a determinadas personas o grupos de personas. El marcado de documentos en el momento de la impresión o la creación de PDF es un elemento esencial para evitar alteraciones o usos no deseados.
Flujo de trabajoEl flujo de trabajo es un proceso complejo y algunos sistemas de gestión de documentos tienen un módulo de flujo de trabajo integrado [12] o pueden integrarse con herramientas de gestión de flujo de trabajo [5] . Existen diferentes tipos de flujo de trabajo. El uso depende del entorno al que se aplica el sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS). El flujo de trabajo manual requiere que un usuario vea el documento y decida a quién enviárselo. El flujo de trabajo basado en reglas permite a un administrador crear una regla que dicte el flujo del documento a través de una organización: por ejemplo, una factura pasa por un proceso de aprobación y luego se envía al departamento de cuentas por pagar. Las reglas dinámicas permiten crear sucursales en un proceso de flujo de trabajo. Un ejemplo sencillo sería introducir un importe de factura y, si el importe es inferior a un determinado importe establecido, sigue diferentes rutas a través de la organización. Los mecanismos de flujo de trabajo avanzados pueden manipular el contenido o señalar procesos externos mientras estas reglas están en vigor.
ColaboraciónLa colaboración debería ser inherente a un sistema de gestión de documentos electrónicos. En su forma básica, un sistema de gestión de documentos electrónicos colaborativo debería permitir que un usuario autorizado pueda recuperar documentos y trabajar en ellos. El acceso debería estar bloqueado para otros usuarios mientras se trabaja en el documento. Otras formas avanzadas de colaboración actúan en tiempo real, permitiendo que varios usuarios vean y modifiquen (o marquen) documentos al mismo tiempo. El documento resultante es completo e incluye todas las adiciones de los usuarios. La colaboración dentro de los sistemas de gestión de documentos significa que se registran las distintas anotaciones realizadas por cada usuario individual durante la sesión de colaboración, lo que permite supervisar el historial del documento. [13]
Control de versionesEl control de versiones es un proceso mediante el cual se registran o eliminan documentos del sistema de gestión de documentos, lo que permite a los usuarios recuperar versiones anteriores y continuar trabajando a partir de un punto seleccionado. El control de versiones es útil para documentos que cambian con el tiempo y requieren actualización, pero puede ser necesario volver a una copia anterior o hacer referencia a ella. [13]
BúsquedaLa búsqueda permite encontrar documentos y carpetas mediante atributos de plantilla o búsqueda de texto completo. Es posible buscar documentos mediante diversos atributos y contenido de documentos.
Búsqueda federadaEsto se refiere a la capacidad de ampliar las capacidades de búsqueda para extraer resultados de múltiples fuentes o de múltiples DMS dentro de una empresa. [14]
PublicaciónLa publicación de un documento implica los procedimientos de corrección de pruebas , revisión por pares o pública, autorización, impresión y aprobación, etc. Estos pasos garantizan la prudencia y el pensamiento lógico. Cualquier manejo descuidado puede dar lugar a la inexactitud del documento y, por tanto, confundir o molestar a sus usuarios y lectores. En las industrias reguladas por la ley, algunos de los procedimientos deben completarse como lo demuestran las firmas correspondientes y la(s) fecha(s) en que se firmó el documento. Consulte las divisiones ISO de ICS 01.140.40 y 35.240.30 para obtener más información. [15] [16]

El documento publicado debe estar en un formato que no se pueda alterar fácilmente sin conocimientos o herramientas específicas y, al mismo tiempo, debe ser de sólo lectura o portátil. [17]

Reproducción en papelLa reproducción de documentos/imágenes suele ser necesaria dentro de un sistema de gestión de documentos, y se deben considerar los dispositivos de salida y las capacidades de reproducción compatibles. [18]

Normalización

Muchas asociaciones industriales publican sus propias listas de normas de control de documentos particulares que se utilizan en su campo particular. A continuación se incluye una lista de algunos de los documentos ISO relevantes. Divisiones ICS 01.140.10 y 01.140.20. [19] [20] La ISO también ha publicado una serie de normas relativas a la documentación técnica , cubiertas por la división 01.110. [21]

  • ISO 2709 Información y documentación – Formato para el intercambio de información
  • Información y documentación ISO 15836: el conjunto de elementos de metadatos Dublin Core
  • ISO 15489 Información y documentación – Gestión de registros
  • ISO 21127 Información y documentación: una ontología de referencia para el intercambio de información sobre el patrimonio cultural
  • ISO 23950 Información y documentación – Recuperación de información (Z39.50) – Definición de servicios de aplicación y especificación de protocolos
  • ISO 10244 Gestión documental: análisis y línea base de procesos de negocio
  • ISO 32000 Gestión de documentos – Formato de documento portátil
  • Especificación ISO/IEC 27001 para un sistema de gestión de seguridad de la información

Control de documentos

Las regulaciones gubernamentales generalmente requieren que las empresas que trabajan en ciertas industrias controlen sus documentos. Un controlador de documentos es responsable de controlar estos documentos estrictamente. Estas industrias incluyen contabilidad (por ejemplo: 8va Directiva de la UE , Ley Sarbanes-Oxley ), seguridad alimentaria (por ejemplo, la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria en los EE. UU.), ISO (mencionada anteriormente), fabricación de dispositivos médicos ( FDA ), fabricación de sangre, células humanas y productos tisulares (FDA), atención médica ( JCAHO ) y tecnología de la información ( ITIL ). [22] Algunas industrias trabajan con requisitos de control de documentos más estrictos debido al tipo de información que retienen para privacidad, garantía u otros fines altamente regulados. Los ejemplos incluyen información de salud protegida (PHI) como lo requiere HIPAA o documentos de proyectos de construcción requeridos para períodos de garantía. Un plan de estrategia de sistemas de información (ISSP) puede dar forma a los sistemas de información organizacionales en períodos de mediano a largo plazo. [23]

Los documentos almacenados en un sistema de gestión de documentos (como procedimientos, instrucciones de trabajo y declaraciones de políticas) proporcionan evidencia de que los documentos están bajo control. El incumplimiento puede provocar multas, la pérdida de negocios o daños a la reputación de una empresa.

El control de documentos incluye: [24]

  • Revisar y aprobar documentos antes de su publicación.
  • garantizar que los cambios y revisiones estén claramente identificados
  • garantizar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estén disponibles en sus "puntos de uso"
  • garantizar que los documentos permanezcan legibles e identificables
  • garantizar que los documentos externos (como los documentos proporcionados por el cliente o los manuales de los proveedores) estén identificados y controlados
  • Prevenir el uso “no intencionado” de documentos obsoletos

Estos requisitos de control de documentos forman parte de los costos de cumplimiento de una organización junto con funciones relacionadas, como un oficial de protección de datos y una auditoría interna .

DM integrado

La gestión integrada de documentos comprende las tecnologías, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, conservar, entregar y eliminar "documentos" en toda la empresa. En este contexto, los "documentos" son cualquiera de los innumerables activos de información que incluyen imágenes, documentos de oficina, gráficos y dibujos, así como los nuevos objetos electrónicos como páginas web, correo electrónico, mensajes instantáneos y vídeo.

Software de gestión de documentos

Los documentos en papel se han utilizado durante mucho tiempo para almacenar información . Sin embargo, el papel puede ser costoso y, si se usa en exceso, un desperdicio. El software de gestión de documentos no es simplemente una herramienta, sino que permite al usuario gestionar el acceso, el seguimiento y la edición de la información almacenada. El software de gestión de documentos es un gabinete electrónico que se puede utilizar para organizar todos los archivos en papel y digitales. [25] El software ayuda a las empresas a combinar archivos en papel con archivos digitales y almacenarlos en un solo centro después de escanearlos y de importar los formatos digitales . [26] Uno de los beneficios más importantes de la gestión de documentos digitales es un entorno "a prueba de fallos" para salvaguardar todos los documentos y datos. [27] En la industria de la construcción pesada específicamente, el software de gestión de documentos permite a los miembros del equipo ver y cargar de forma segura los documentos de los proyectos a los que están asignados desde cualquier lugar y en cualquier momento para ayudar a agilizar las operaciones diarias. [28]

Véase también

Referencias

  1. ^ Sistema de gestión de políticas Archivado el 29 de octubre de 2011 en Wayback Machine.
  2. ^ Stemming: Facilitar la búsqueda Archivado el 11 de enero de 2012 en Wayback Machine.
  3. ^ Parsons, M. (2004). Gestión eficaz del conocimiento para despachos de abogados. Oxford University Press. pág. 234. ISBN 9780195169683. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  4. ^ Shivakumar, SK (2016). Gestión de contenido y búsqueda empresarial para la creación de plataformas digitales. John Wiley & Sons. pág. 93. ISBN 9781119206828. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  5. ^ ab Fletcher, AN; Brahm, M.; Pargmann, H. (2003). Gestión de flujo de trabajo con SAP WebFlow: un manual práctico. Springer Science & Business Media. págs. 15-16. ISBN 9783540404033. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  6. ^ Webber, M.; Webber, L. (2016). Gobernanza de TI: políticas y procedimientos. Wolters Kluwer. pp. 41–4. ISBN 9781454871323. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  7. ^ Trinchieri, D. (2003). Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT) . Departamento de Transporte de Arizona. p. 158. Las reglas de validación de datos deben estar integradas en el formulario en sí, en lugar de realizarse en un entorno de posprocesamiento. Esto proporciona al usuario una experiencia interactiva en tiempo real. A menudo, la validación de datos requiere una búsqueda en la base de datos. Las reglas deben permitir esta consulta a la base de datos, proporcionando al usuario opciones en tiempo real basadas en los resultados de la consulta.
  8. ^ Morley, D.; Parker, CS (2014). Comprensión de las computadoras: hoy y mañana, integral. Cengage Learning. págs. 558–559. ISBN 9781285767277. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  9. ^ abc Meurant, G. (2012). Introducción a los sistemas de gestión de documentos electrónicos. Academic Press. pág. 120. ISBN 9780323140621. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  10. ^ Sommerville, J.; Craig, N. (2006). Implementación de TI en la construcción. Routledge. pág. 130. ISBN 9781134198986. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  11. ^ Skipper, SL (2015). Cómo establecer un sistema de control de documentos para cumplir con las normas ISO 9001:2015, ISO 13485:2016 y los requisitos de la FDA. ASQ Quality Press. pág. 156. ISBN 9780873899178. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  12. ^ Austerberry, D. (2012). Gestión de activos digitales. CRC Press. pp. 27-28. ISBN 9781136033629. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  13. ^ ab Austerberry, D. (2012). Gestión de activos digitales. CRC Press. pág. 30. ISBN 9781136033629. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  14. ^ White, M. (2012). Búsqueda empresarial. O'Reilly Media, Inc., págs. 73-74. ISBN 9781449330408. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
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  16. ^ Organización Internacional de Normalización. «35.240.30: Aplicaciones de TI en información, documentación y publicación». Archivado desde el original el 6 de junio de 2011. Consultado el 14 de julio de 2008 .
  17. ^ OnSphere Corporation. "Gestión de documentos SOP en entornos validados" (PDF) . Archivado desde el original (PDF) el 4 de septiembre de 2011. Consultado el 25 de abril de 2011 .
  18. ^ Meurant, G. (2012). Introducción a los sistemas de gestión de documentos electrónicos. Academic Press. pág. 16. ISBN 9780323140621. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  19. ^ Organización Internacional de Normalización. «01.140.10: Escritura y transliteración». Archivado desde el original el 7 de julio de 2009. Consultado el 14 de julio de 2008 .
  20. ^ Organización Internacional de Normalización. «01.140.20: Ciencias de la información». Archivado desde el original el 5 de diciembre de 2008. Consultado el 14 de julio de 2008 .
  21. ^ Organización Internacional de Normalización. «01.110: Documentación técnica de productos». Archivado desde el original el 6 de junio de 2011. Consultado el 15 de julio de 2008 .
  22. ^ "Código de Regulaciones Federales Título 21, Parte 1271". Administración de Alimentos y Medicamentos. Archivado desde el original el 10 de octubre de 2011. Consultado el 31 de enero de 2012 .
  23. ^ Wiggins, Bob (2000). Gestión eficaz de documentos: cómo liberar el conocimiento corporativo (2.ª ed.). Gower. pág. 25. ISBN 9780566081484. Archivado desde el original el 13 de enero de 2018 . Consultado el 9 de abril de 2016 . A nivel organizacional, un plan de estrategia de sistemas de información (ISSP) es una forma de determinar en términos generales qué sistemas de información debería tener una organización implementados en el mediano y largo plazo (normalmente alrededor de tres a cinco años [...]).
  24. ^ "¿Qué es el control de documentos?". isoTracker . Consultado el 9 de noviembre de 2023 .
  25. ^ "Sistemas de gestión de documentos: guía del comprador". Archivado desde el original el 10 de enero de 2017 . Consultado el 10 de enero de 2017 .
  26. ^ Chaouni, Mamoun (5 de febrero de 2015). "7 ventajas poderosas de usar un sistema de gestión de documentos" Archivado el 10 de enero de 2017 en Wayback Machine.
  27. ^ ash-conversions (13 de febrero de 2020). "Beneficios de un sistema de gestión de documentos y 9 aspectos a tener en cuenta". Ash Conversions International . Consultado el 7 de mayo de 2020 .
  28. ^ "Software de gestión documental para la construcción". HCSS . 15 de diciembre de 2021 . Consultado el 7 de junio de 2022 .
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