Reglas para la descripción archivística

Las Reglas para la descripción archivística ( RAD ) son el estándar de descripción archivística canadiense. Proporciona un conjunto de reglas basadas en principios archivísticos tradicionales, cuyo propósito es proporcionar una base descriptiva coherente y compartida para describir los materiales archivísticos dentro de un fondo determinado. ^[1] Las RAD se publicaron por primera vez en 1990 después de ser desarrolladas por el Comité de Planificación de Estándares Descriptivos de la Oficina de Archivistas Canadienses (BCA). ^[2] Actualmente, está supervisada por el Comité Canadiense de Descripción Archivística del Consejo Canadiense de Archivos. ^[3] Las RAD se revisaron por última vez en 2008. ^{[2] [4]}

Similar en estructura a AACR2 , ^[4] RAD proporciona a los archivistas un marco para generar descripciones de archivos y herramientas de búsqueda . Es un estándar de metadatos descriptivos de varios niveles estructurado para reflejar el contexto de un grupo de registros en función de la manera en que fueron creados, utilizados y administrados. ^{[5] [6]}

RAD adopta un enfoque de arriba hacia abajo para la descripción de archivos, ^[7] comenzando con una descripción general de los registros a nivel de fondo y volviéndose más específica a medida que la descripción avanza en niveles inferiores. ^[5] Las descripciones completas varían en profundidad, pero a menudo incluyen una reseña biográfica sobre el creador de los registros, información sobre la extensión física del material y una descripción general (en forma de nota sobre el alcance y el contenido) sobre en qué consiste el fondo de archivo. ^{[8] [9]}

RAD designa seis niveles de descripción, que están dispuestos de manera jerárquica. El fondo representa el nivel más amplio de descripción y la parte superior del árbol jerárquico, y el elemento representa el nivel más bajo de descripción.

Los seis niveles de descripción detallados en RAD, según lo explica el Consejo de Archivos y Archivistas de Saskatchewan (SCAA), son: ^{[2] [6]}

1. El fondo: La unidad intelectual de descripción más amplia, que es el colectivo de todos los registros creados por una sola entidad.
2. El subfondo: se describe de la misma manera que el fondo. El subfondo contiene todos los registros de una subunidad de la organización que creó el fondo.
3. La serie: Conjunto de registros dentro de un fondo o subfondo, que se crean o reúnen a partir de un mismo sujeto, entidad o función y que comparten alguna relación relacionada con su creación o uso. La serie es el vínculo entre los registros creados con el fondo.
4. Subserie: se describe de la misma manera que la serie. Una subserie contiene registros dentro de una serie que se identifican fácilmente como dependientes en función de la clasificación o el contenido.
5. El expediente: está formado por documentos que se han archivado juntos con el fin de reflejar un mismo tema o actividad, además de contener el mismo título. No debe confundirse un expediente con una carpeta, que se considera una unidad de almacenamiento de documentos, mientras que el expediente es un nivel intelectual de descripción. Un único expediente puede contener un número no revelado de carpetas.
6. El objeto: El objeto representa el nivel más bajo de descripción y la entidad intelectual más pequeña contenida en un fondo. Como el objeto es una unidad intelectual, puede contener varias cosas individuales.

Las descripciones dentro del marco RAD se componen de lo que se denomina un elemento. Hay varios elementos que contienen tipos específicos de información sobre el registro y la entidad creadora, y estos elementos se enumeran en un orden específico. Si bien estos elementos se enumeran en un orden específico dentro de una descripción, RAD permite flexibilidad en la forma en que se presenta el orden de los elementos, ya que no especifica ninguna presentación estándar de la información. ^[10]

El título, las fechas, la extensión, la historia administrativa, la reseña biográfica y el alcance y el contenido son elementos RAD obligatorios: ^{[2] [10]}

• Título (Regla 1.1)
• Fechas (Regla 1.4)
• Extensión (Regla 1.5)
• Historial administrativo (Regla 1.7B1)
• Reseña biográfica (Regla 1.7B2)
• Alcance y contenido (Regla 1.7D)

Según la SCAA, también se deben considerar seis elementos adicionales para una descripción básica de RAD: ^{[2] [10]}

• Historial de custodia (Regla 1.7C)
• Fuente del título suministrado (Regla 1.8B2)
• Descripción física (Regla 1.8B9)
• Nota de acuerdo (Regla 1.8B13)
• Restricciones (Regla 1.8B16)
• Devengos (Regla 1.8B19)

• ISAD(G)
• Registros en contextos
• Descripción de archivos: un estándar de contenido
• Descripción archivística codificada
• Manual de descripción archivística
• Registro de autoridad archivística internacional normalizado
• Procesamiento de archivos
• Encontrar ayuda

• "Reglas para la descripción archivística" (PDF) . cdncouncilarchives.ca . Consejo Canadiense de Archivos . Consultado el 2 de diciembre de 2022 .