Gestión de gastos

La gestión de gastos se refiere a los sistemas implementados por una empresa para procesar, pagar y auditar los gastos iniciados por los empleados. Estos costos incluyen, entre otros, los gastos incurridos por concepto de viajes y entretenimiento. La gestión de gastos incluye las políticas y los procedimientos que rigen dichos gastos, así como las tecnologías y los servicios utilizados para procesar y analizar los datos asociados a ellos.

El software para gestionar los procesos de reclamación, autorización, auditoría y reembolso de gastos se puede obtener de organizaciones que ofrecen un servicio de software, implementación y soporte con licencia o, alternativamente, de proveedores de software como servicio (SaaS). Los proveedores de SaaS ofrecen aplicaciones web a pedido administradas por un tercero para mejorar la productividad de la gestión de gastos.

La automatización de la gestión de gastos tiene dos aspectos: el proceso que sigue un empleado para completar un reclamo de gastos (por ejemplo, registrar un recibo de hotel o enviar registros de teléfonos móviles) y las cuentas de actividad o el personal de finanzas se encargan de procesar el reclamo dentro del sistema de finanzas .

Por lo general, un proceso manual implica que un empleado complete un informe de gastos en papel, en una hoja de cálculo o en una interfaz gráfica de usuario que luego envía, junto con las facturas fiscales correspondientes (recibos), a un gerente u otro controlador para su aprobación. Una vez que el gerente ha aprobado el reclamo, lo envía al departamento de contabilidad para su procesamiento. Luego, el personal de contabilidad ingresa cada ítem de gasto en el sistema financiero de la empresa antes de archivar el reclamo y los recibos. En una implementación de software como servicio, estos procesos están en gran parte automatizados y los procesos de envío y aprobación se realizan electrónicamente.

La automatización de la gestión de gastos es el medio por el cual una organización puede reducir significativamente los costos de transacción y mejorar el control de la gestión al registrar, calcular y procesar los gastos corporativos. Una investigación independiente que evalúa el uso de sistemas automatizados de gestión de gastos ha confirmado que el costo de procesar una reclamación de gastos se reduce a medida que aumenta el nivel de automatización.

Las organizaciones pueden automatizar sus procesos de gestión de gastos por razones como el cumplimiento, la reducción de costos, el control y la productividad de los empleados. ^[1]

Las estrategias de negocio se adaptan a distintos tipos de gestión de gastos:

• Hojas de cálculo: las hojas de cálculo pueden ser una forma sencilla y económica de llevar un registro de los gastos, pero aun así tienen recibos en papel que pueden perderse o dañarse. También puede ser un método que requiera mucho trabajo y puede resultar confuso si los empleados no saben usarlas.
• Formularios en papel: los formularios en papel funcionan bien con los recibos en papel. También es una forma económica de gestionar los informes de gastos. Sin embargo, esto puede suponer mucho trabajo manual de registro y seguimiento de estos informes tanto para los empleados, los aprobadores y las personas que deben pagar las facturas en el departamento de contabilidad.
• Software: El software reduce la carga de trabajo, pero también puede resultar más costoso al principio de su implementación. Según el informe del Grupo Aberdeen, "Best-In-Class T&E Expense Management: How They Do It" ^[2], el software puede resolver los principales problemas de cumplimiento, trabajo manual, tiempo de aprobación y el costo de los informes de gastos en general.

La gestión de gastos de telecomunicaciones (TEM) es el proceso de gestión de los costes de comunicaciones de las grandes empresas, que incluye voz y datos fijos, dispositivos móviles, comunicaciones unificadas y colaboración (UCC), VoIP y cualquier otro servicio relacionado con TI. ^{[ cita requerida ]} La gestión de los gastos de activos y servicios inalámbricos y por cable se denomina gestión de gastos de telecomunicaciones. Históricamente, los gastos de telecomunicaciones se gestionaban como servicios generales. En los últimos años, cada vez más organizaciones asocian los gastos de telecomunicaciones a los servicios de TI. Este cambio en la gestión se debe a un cambio en las estrategias comerciales globales hacia la evolución de las tecnologías. ^[3]

La gestión de gastos de viaje (a menudo denominada "T+E") se define como el medio para organizar y gestionar los arreglos y costos de viaje de los empleados que viajan. ^[4]

La gestión de gastos de tecnología o gestión de gastos de TI es la gestión de los costos de tecnología, como licencias de software, equipos informáticos, aplicaciones, etc. La gestión de gastos de tecnología también incluye la gestión de servicios relacionados con la tecnología ( SaaS , PaaS , etc.). Las actividades de gestión de gastos de tecnología se realizan a menudo mediante el uso de varias herramientas tecnológicas ( factura de TI , software de gestión , flujos de trabajo, etc.). ^{[ cita requerida ]}

• Gestión de viajes corporativos