Portal de intranet

Un portal de intranet es la puerta de enlace que unifica el acceso a la información y las aplicaciones empresariales ^[1] en una intranet . Es una herramienta que ayuda a una empresa a gestionar sus datos, aplicaciones e información de forma más sencilla a través de vistas personalizadas. Algunas soluciones de portal son capaces de integrar aplicaciones heredadas , objetos de otros portales y gestionar miles de solicitudes de usuarios. En un entorno empresarial corporativo, también se le conoce como portal empresarial .

La intranet e Internet comparten muchos elementos y utilizan las mismas tecnologías, pero difieren fundamentalmente en sus misiones. A diferencia de Internet, la intranet opera dentro de una red privada y no está necesariamente conectada a la Web. La conectividad se produce dentro del proceso denominado mapeo de direcciones . En este proceso, las direcciones de la intranet se convierten en direcciones de Internet para proporcionar la transparencia necesaria y viceversa. ^[2]

A través del portal de intranet, la red privada puede imponer sus propias reglas locales de comportamiento ^[2] debido a la instalación y el mantenimiento de un mecanismo como un cortafuegos ^[3] y soluciones de portal de intranet. Los navegadores de Internet no pueden conectarse al servidor detrás de él y deben comunicarse con la máquina de enlace y cumplir con las restricciones impuestas por el enlace. ^[4] Solo los usuarios dentro de una organización pueden acceder a la red. Los usuarios también pueden acceder a Internet si cumplen con un conjunto de reglas locales. El alcance de la red permite que el portal de intranet funcione más rápido y con mayor rendimiento que Internet.

Las intranets corporativas comenzaron a ganar popularidad durante la década de 1990. A medida que las intranets se volvieron más complejas rápidamente, nació el concepto de portal de intranet. Hoy en día, los portales de intranet brindan capacidades de valor agregado, como administrar flujos de trabajo, aumentar la colaboración entre grupos de trabajo y permitir que los creadores de contenido publiquen su propia información.

Un ejemplo típico de una plataforma web utilizada para crear y alojar una intranet es Microsoft SharePoint , que es utilizado por el 46% de las organizaciones. ^[5] SharePoint proporciona características necesarias para la colaboración, la integración y la personalización.

Integración

Capacidad de integración con herramientas actuales o posibilidad de añadir nuevas herramientas. Tienes tu calendario y correo Outlook integrados en la intranet.

Seguridad

Habilite la seguridad basada en usuarios o grupos para proteger documentos y sitios en todo el portal de intranet.

Personalización

Software flexible que permite la organización. Los Web Parts se pueden utilizar para crear módulos personalizados que faciliten la interacción con el sitio. Capacidad de los usuarios para personalizar las herramientas y los recursos que utilizan con más frecuencia.

Colaboración

Ahora las personas pueden colaborar en su trabajo. Por ejemplo, si varias personas trabajan en un mismo documento.

Canales de comunicación

Permite a las corporaciones promover la cultura corporativa y presentar información de una manera más interactiva que antes.

Automatización

Elementos como flujos de trabajo y plantillas pueden automatizar la creación de documentos específicos. Se pueden crear alertas para ayudar a conocer cambios y nuevas incorporaciones a la intranet.

Aplicaciones

Enlaces a solicitudes para asociados para realizar funciones.

Fácil de usar

La aplicación debe ser fácil de usar y comprender debido a una amplia gama de capacidades técnicas.

Acceso remoto

Capacidad para que los usuarios accedan al contenido fuera de la oficina.

Repositorio de documentos

Capacidad de almacenar y recuperar información de documentos manteniendo copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de datos .

Blog

Se utiliza como método para proporcionar información más oportuna a los empleados, clientes y socios comerciales.

Búsqueda de personas

Busque en toda la empresa información de los empleados, como información de contacto, áreas de especialidad, membresía de grupos, intereses personales, etc.

Búsqueda empresarial

— buscar contenido empresarial mediante la búsqueda empresarial

Contenido dirigido

Los administradores del portal empresarial pueden orientar el contenido por área de grupo empresarial, por ejemplo, RR.HH., Marketing, Legal, Ejecutivos corporativos, etc.

El portal de intranet ayuda a los empleados a tomar decisiones mejores y más informadas, que son el resultado de un mayor conocimiento. También ayuda a reducir costos, ahorrar tiempo, aumentar la colaboración, aumentar la productividad y la eficacia.

Los portales de intranet pueden ayudar a los empleados a encontrar información más fácilmente y a realizar mejor su trabajo, aunque pocos diseños de portales son óptimos tal y como están diseñados. De hecho, especialmente en las empresas más pequeñas, los diseñadores pueden implementar algunas funciones que se encuentran en el software de portal comercial a través de medios más simples (hágalo usted mismo). La mayoría de las intranets se han vuelto completamente difíciles de manejar y presentan una experiencia de usuario altamente fragmentada y confusa, sin coherencia y con poco soporte de navegación. Los portales apuntan a corregir este problema presentando una única puerta de enlace a toda la información y los servicios corporativos. Una ventaja de crear este aspecto y funcionamiento uniformes es que los usuarios necesitan menos tiempo para aprender a usar el entorno. También reconocen más fácilmente dónde se encuentran en el portal y a dónde pueden ir, lo que no es poca cosa cuando se navega por un gran espacio de información. Al integrar servicios y presentar fragmentos personalizados en la pantalla inicial, los portales de intranet también reducen la necesidad de que los usuarios naveguen por todas partes para obtener la información necesaria, lo que les facilita realizar su trabajo. ^[1]

El portal de intranet es una herramienta basada en la Web que permite a los usuarios crear un sitio personalizado que incorpora dinámicamente las actividades de Internet y el contenido deseado en una sola página. Al proporcionar un marco contextual para la información, los portales pueden llevar la ciencia y la tecnología y el "conocimiento" organizacional al escritorio. ^[6]

Los portales de intranet pueden suponer un gran coste para las empresas. El mantenimiento y la gestión pueden llevar mucho tiempo y ser costosos. No solo supone un coste mantener el portal en funcionamiento, sino que también supone un coste cuando el sistema se desconecta. La mayoría de las intranets se establecen para poner todos los recursos de una organización en un solo lugar, y tenerlo desconectado puede obligar a suspender las operaciones.

Los problemas de seguridad pueden convertirse en un problema permanente. El acceso no autorizado es una preocupación y puede provocar que los usuarios obtengan acceso a información confidencial. La denegación de acceso puede causar problemas a los usuarios que necesitan acceder para su trabajo.

Tener todo en un mismo lugar solo es bueno si está organizado. La sobrecarga de información puede dificultar mucho la búsqueda de información, lo que reduce la productividad. ^[7]

Herramientas y recursos : área para que los empleados accedan a las aplicaciones necesarias para realizar sus funciones laborales o las descarguen. También se proporciona información para encontrar recursos internos y externos.

Servicios asociados — .

Operaciones comerciales : para brindar a los usuarios acceso a políticas y manuales comerciales importantes.

Calendario de la empresa : para brindar al usuario acceso a fechas y horarios de eventos importantes de la empresa.

Punto de acceso para empleados : ubicación para que los empleados accedan a la página web principal predeterminada de la empresa para obtener toda la información sobre la empresa.

Wiki : se puede utilizar en el entorno empresarial para la gestión del conocimiento.

Gestión del flujo de trabajo : establezca flujos de trabajo para tareas comerciales comunes, como enviar informes de gastos, enviar documentación de RR.HH. corporativos y procesos de aprobación de documentos.

Tablón de anuncios : gestione anuncios corporativos.

Gestión de tareas : cree y actualice listas de tareas compartidas en toda la corporación.

• Portal empresarial
• Intranet
• Portal web

• AgilityPortal, un software de intranet simple, es imprescindible para una excelente experiencia de los empleados.
• Un portal interno y externo seguro: un informe técnico de Oracle
• Informe del grupo Nielsen Norman: Usabilidad de los portales de intranet
• Shivakumar, Shailesh Kumar (2015). Una guía completa de portales y plataformas de experiencia de usuario (1.ª ed.). Chapman y Hall/CRC. ISBN 978-1498725491.