Asistente personal

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Un asistente personal , también conocido como asistente personal ( PA ) o secretario personal ( PS ), es un título de trabajo que describe a una persona que ayuda a una persona específica con sus negocios diarios o tareas personales. ^{[1] [2]} Es una subespecialidad de las tareas de secretaría .

Un asistente ayuda con la gestión diaria y del tiempo, de reuniones, correspondencia y toma de notas. El papel de un asistente personal puede ser variado, como responder llamadas telefónicas, tomar notas, programar reuniones, enviar correos electrónicos, mensajes de texto, etc.

En contextos comerciales o personales, los asistentes son personas que brindan servicios que alivian a su empleador del estrés de las tareas asociadas con la gestión de la vida personal y/o comercial de una persona. Ayudan con una variedad de tareas de gestión de la vida, que incluyen hacer recados, organizar viajes (por ejemplo, servicios de agente de viajes como comprar boletos de avión, reservar habitaciones de hotel y automóviles de alquiler y organizar actividades, así como manejar servicios más localizados como recomendar una ruta diferente al trabajo según las condiciones de la carretera o del viaje), finanzas (pagar facturas, comprar y vender acciones) y compras (planificar comidas, recordar ocasiones especiales como cumpleaños).

El asistente suele ser el primer punto de contacto del gerente con personas tanto de dentro como de fuera de la organización. Esto significa que sus tareas y habilidades a menudo se pueden dividir en dos campos: habilidades técnicas y habilidades personales.

Las tareas pueden incluir, entre otras:

• diseñar y mantener sistemas de oficina, incluida la gestión y archivo de datos;
• organizar viajes, visas y alojamiento y, ocasionalmente, viajar con el gerente para tomar notas o dictados en reuniones o para brindar asistencia general durante presentaciones;
• filtrar llamadas telefónicas, consultas y solicitudes y gestionarlas cuando sea apropiado;
• Recibir y saludar a visitantes de todos los niveles de jerarquía;
• organizar y mantener agendas y concertar citas;
• gestionar correos electrónicos, faxes y correo postal entrantes, a menudo correspondiendo en nombre del gerente;
• tomando dictado y actas;
• realizar investigaciones de antecedentes y presentar resultados;
• producir documentos, documentos informativos, informes y presentaciones;
• organizar y asistir a reuniones y garantizar que el gerente esté bien preparado para las reuniones;
• Establecer vínculos con clientes, proveedores y otro personal.

Además de brindar apoyo a los gerentes, a su equipo y a sus departamentos, muchos asistentes personales también tienen su propia carga de trabajo y responsabilidades personales. El alcance de la función del asistente personal puede ser amplio y las tareas adicionales pueden incluir:

• realización de proyectos e investigaciones específicos;
• responsabilidad de cuentas y presupuestos;
• asumir algunas de las responsabilidades del gerente y trabajar más de cerca con la gerencia;
• sustituir al gerente, tomar decisiones y delegar trabajo a otros en ausencia del gerente;
• participar en los procesos de toma de decisiones.