Gestión de casos jurídicos

Los términos gestión de casos legales ( LCM ), sistema de gestión legal ( LMS ), gestión de asuntos o gestión de proyectos legales se refieren a un subconjunto de la gestión de la práctica legal y cubren una variedad de enfoques y tecnologías utilizadas por bufetes de abogados y tribunales para aprovechar el conocimiento y las metodologías para gestionar el ciclo de vida de un caso o asunto de manera más efectiva. ^{[1] [2]} Generalmente, los términos se refieren a las sofisticadas prácticas de gestión de información y flujo de trabajo que se adaptan para satisfacer las necesidades y requisitos específicos del campo legal.

A medida que los abogados y los bufetes compiten por conseguir clientes, se enfrentan constantemente al reto de ofrecer servicios a menores costos y con mayor eficiencia, por lo que los bufetes desarrollan procesos específicos para cada práctica y utilizan tecnologías contemporáneas para ayudar a enfrentar dichos desafíos. Los procesos y tecnologías de gestión de la práctica jurídica incluyen la gestión de casos y asuntos, el tiempo y la facturación, el apoyo en litigios, la investigación, la comunicación y la colaboración, la extracción y el modelado de datos, y la seguridad de los datos , el almacenamiento y la accesibilidad a los archivos.

El software de gestión de casos o asuntos legales tiene tres funciones principales:

• organizar y gestionar los casos o asuntos individuales que los clientes han contratado a la firma para realizar, incluidos los servicios de asignación y ejecución por parte del personal de la firma
• Registrar los servicios que la empresa realiza y los gastos en los que incurre al realizar servicios para los clientes, incluida la información necesaria para emitir facturas a los clientes.
• Organizar, gestionar, consolidar, compartir y proteger los recursos de información y el producto de trabajo de la empresa.

Algunos programas de gestión de casos realizan la contabilidad de la empresa o interactúan con el software de contabilidad de la empresa .

Algunos programas de gestión de casos se comercializan para segmentos específicos del mercado legal. Los segmentos pueden basarse en el tamaño del bufete de abogados o en las áreas de práctica legal del bufete (por ejemplo, litigios civiles , derecho penal , derecho inmobiliario , derecho fiscal , etc.).

Los equipos jurídicos internos (en los sectores público y privado) tienen sus propias necesidades: por lo general, requieren menos énfasis en la facturación y las cuentas (ya que los clientes tienden a ser internos) y aún más en la trazabilidad, la integración en tiempo real y la configurabilidad. La necesidad de mejorar la productividad del equipo y reducir los costos para los contribuyentes o la empresa es a menudo un factor clave. Algunos equipos internos han reducido sus facturas legales externas mediante el uso de software de gestión de casos para aumentar su capacidad y llevar el trabajo de los casos a la empresa. ^[3]

A medida que los sistemas judiciales electrónicos continúan aumentando su presencia en línea, muchos ahora requieren que la presentación de casos se realice electrónicamente. ^{[4] [5]} Muchos productos de proveedores de software legal incluyen la capacidad de aprovechar dicha presentación electrónica extrayendo datos del producto de gestión de casos y enviándolos a los sistemas de presentación de casos en los tribunales.

La gestión de proyectos legales se combina con la gestión de proyectos tradicionales, particularmente en el área del descubrimiento electrónico . ^[6] El descubrimiento electrónico en particular tiene un conjunto de prácticas regularizadas, repetibles y mensurables y ha estado sujeto a una gran presión de control de costos durante los últimos años, lo que lo convierte en una especialidad dentro del derecho susceptible de gestión de proyectos tradicionales. La práctica de la gestión de proyectos legales varía desde el esquema del libro de Steven Levy ^[2] hasta regímenes específicos de firmas de abogados como Seyfarth Lean ^[7] e iniciativas corporativas como el enfoque de núcleo y contexto de Cisco ^[8] para el trabajo legal.

En los litigios, el proceso de descubrimiento a menudo da como resultado enormes cantidades de información que debe gestionarse, y con la revisión de las Reglas Federales de Procedimiento Civil de los EE. UU. en 2006 para incluir medios electrónicos de descubrimiento ^[9] surgió un nuevo subconjunto de sistemas de gestión de casos que incorporaron esos cambios, a menudo denominados sistemas de gestión de "pruebas electrónicas" o "e-discovery". ^{[10] [11]} Desde que entraron en vigor las nuevas reglas, las empresas de e-Discovery como proveedores de servicios externos han florecido.

En Australia, la mediación como método alternativo de resolución de disputas está diseñada para evitar recurrir a un arbitraje formal en los tribunales y ahora también se aplica a asuntos penales. Las teorías tradicionales de justicia penal consideran que el asunto es un asunto entre el infractor y el Estado. ^[12]

“Lo que nació de la resistencia y la oposición al sistema de justicia formal ha sido ampliamente integrado y cooptado en el sistema”. ^[13]

El término gestión de casos también se utiliza para referirse a sistemas en los que los funcionarios del tribunal o juzgado asumen un control administrativo más estrecho sobre el proceso de litigio que el que se asocia tradicionalmente con los litigios de derecho consuetudinario . ^[14]

La gestión de casos en el estado de Nueva Gales del Sur incluye la regulación de los procedimientos judiciales civiles mediante normas de gestión judicial, que son la Ley de Procedimiento Civil de 2005 (NSW)[3] y las Normas Uniformes de Procedimiento Civil de 2005 (NSW)[4]. El objetivo primordial de la gestión de casos en la Ley de Procedimiento Civil de 2005 es "facilitar la resolución justa, rápida y económica" del asunto en disputa en los procedimientos judiciales civiles (s56(1), Ley de Procedimiento Civil de 2005 (NSW) [5]).

En el caso de Aon Risk Services Australia Limited v Australian National University (2009) 258 ALR 14, la mayoría del Tribunal Superior señaló que los objetivos de las normas de procedimiento civil son facilitar la resolución justa de las cuestiones reales en los procedimientos civiles con un mínimo de demoras y gastos:

"reflejan los principios de la gestión de los casos por parte de los tribunales. Esta gestión es ahora un aspecto aceptado del sistema de justicia civil administrado por los tribunales en Australia. Hace algún tiempo, los tribunales de aquí y de otras partes del mundo del common law reconocieron que era necesario adoptar un enfoque diferente para abordar los problemas de demora y costo en el proceso de litigio. En su informe de 2000, Managing Justice: A review of the federal civil justice system, la Comisión Australiana de Reforma Jurídica señaló que: "Durante los últimos diez años, los tribunales australianos se han vuelto más activos en el seguimiento y la gestión de la conducta y el progreso de los casos que se les presentan, desde el momento en que se presenta un asunto hasta su finalización" ^[15].

El programa de Resolución Asistida de Disputas se introdujo en el Tribunal Federal en 1990 después de que varios casos no lograran llegar a una resolución tras varias audiencias direccionales. En esos casos, las partes no pudieron aislar las cuestiones que requerían una determinación. Con el nuevo programa, los jueces pueden remitir a las partes a un secretario del tribunal para una mediación. Esto se establece en la Sección 53A(1) de la Ley del Tribunal Federal de Australia de 1976 : ^[16]

(1) El Tribunal podrá, mediante orden, remitir los procedimientos que se lleven a cabo en el Tribunal, o cualquier parte de ellos o cualquier asunto que surja de ellos:

(a) a un árbitro para arbitraje; o

(b) a un mediador para la mediación; o

(c) a una persona idónea para su resolución mediante un proceso alternativo de resolución de disputas;

de conformidad con el Reglamento del Tribunal.

(1AA) El apartado (1) está sujeto a las Reglas de Procedimiento Judicial.

(1A) Las remisiones previstas en el apartado (1) (salvo las que se hagan a un árbitro) podrán realizarse con o sin el consentimiento de las partes en el procedimiento. Las remisiones a un árbitro sólo podrán realizarse con el consentimiento de las partes.

No es necesario el consentimiento de las partes para iniciar el proceso de mediación y un juez puede dirigir la mediación. En este sentido, la gestión de casos está diseñada para identificar y definir las cuestiones en disputa y reducir demoras, costos y actividades previas al juicio innecesarias.