Sistema de gestión de flujo de trabajo

Un sistema de gestión de flujo de trabajo ( WfMS o WFMS ) proporciona una infraestructura para la configuración, el rendimiento y la supervisión de una secuencia definida de tareas organizadas como una aplicación de flujo de trabajo .

Existen varios organismos internacionales de normalización en el ámbito de la gestión del flujo de trabajo :

• Coalición para la gestión del flujo de trabajo ^[1]
• Consorcio de la World Wide Web ^[2]
• Organización para el Avance de Estándares de Información Estructurada ^[3]
• WS-BPEL 2.0 (centrado en la integración) y WS-BPEL4People (centrado en las tareas humanas), publicados por el organismo de normalización OASIS.

La base teórica subyacente de la gestión del flujo de trabajo es el concepto matemático de red de Petri . ^[4]

Cada uno de los modelos de flujo de trabajo tiene tareas (nodos) y dependencias entre los nodos. Las tareas se activan cuando se cumplen las condiciones de dependencia.

WfMS permite al usuario definir diferentes flujos de trabajo para distintos tipos de trabajos o procesos. Por ejemplo, en un entorno de fabricación, un documento de diseño puede enviarse automáticamente de un diseñador a un director técnico y luego al ingeniero de producción. En cada etapa del flujo de trabajo, una persona o un grupo es responsable de una tarea específica. Una vez que se completa la tarea, WfMS garantiza que las personas responsables de la siguiente tarea reciban una notificación y los datos que necesitan para ejecutar su etapa del proceso.

Los flujos de trabajo también pueden tener dependencias más complejas; por ejemplo, si se debe traducir un documento a varios idiomas, un gerente de traducción podría seleccionar los idiomas y cada selección se activaría como un formulario de orden de trabajo para un traductor diferente. Solo cuando todos los traductores hayan completado sus respectivas tareas se activaría la siguiente tarea del proceso. Se trata de una gestión de procesos desde el nivel superior hasta el nivel inferior.

WfMS también automatiza las tareas redundantes y garantiza que se realice un seguimiento de las tareas no finalizadas. Un estándar clave que aborda las tareas humanas en los flujos de trabajo es el estándar WS-BPEL4People del organismo de normalización OASIS.

WfMS puede controlar procesos automatizados además de reemplazar las transferencias de órdenes en papel.

Por ejemplo, si los documentos de diseño anteriores ya están disponibles como AutoCAD pero el flujo de trabajo los requiere como Catia, entonces un proceso automatizado implementaría la conversión antes de notificar a la persona responsable de la siguiente tarea. Este es el concepto de integración de aplicaciones empresariales .

Los WfMS también aparecen en entornos de TI distribuidos como la computación en red o la computación en la nube . Estos sistemas tienen como objetivo gestionar la ejecución de varios procesos que pueden pertenecer a una misma aplicación y, en muchos casos, se utilizan como medio para garantizar la calidad del servicio (QoS) ofrecido. ^[5]

WfMS también se puede mejorar mediante el uso de la infraestructura empresarial existente, como Microsoft Outlook u Office 365. ^{[ cita requerida ]}

Los componentes o subsistemas de WfMS se pueden clasificar en las siguientes categorías:

• Sistema de enrutamiento (policías de tránsito)

Esta es la función básica de un WfMS. Permite enrutar el flujo de información o flujo de documentos, transmite la información de un elemento de trabajo al siguiente. Esta función no responde a circunstancias excepcionales.

• Sistema de distribución (cox)

Esta función es una extensión. Detecta circunstancias excepcionales y transmite la información a los puestos de trabajo designados. Con una asignación dinámica, puede asignar nuevas tareas a puestos con poca carga de trabajo, para lograr una continuidad o un equilibrio de la carga de trabajo dentro del flujo de trabajo.

• Sistema de coordinación (capataz)

Esta función coordina actividades simultáneas para evitar conflictos de recursos o conflictos de prioridad.

• Sistema de agente (trabajador)

Esta función realiza trabajo preliminar automatizado, aliviando a la instancia ejecutora de operaciones que no requieren toma de decisiones.

• Sistema asistente (experto)

Esta función amplía las funciones anteriores a una instancia de ajuste de procesos y a propuestas de acciones posteriores. Los conceptos básicos implican métodos de inteligencia artificial .

Los sistemas de flujo de trabajo se pueden clasificar en las siguientes categorías según sus funcionalidades:

• Sistemas de flujo de trabajo centrados en la integración
• Sistemas de flujo de trabajo centrados en tareas humanas
• XCFG

• Software colaborativo#Herramientas de gestión colaborativa (coordinación)
• Flujo de trabajo