Débitos y créditos

Parte de una serie sobre
Contabilidad
Costo histórico Poder adquisitivo constante Gestión Impuesto
Tipos principales Auditoría Presupuesto Costo Forense Financiero Financiar Gubernamental Gestión Social Impuesto
Conceptos clave Periodo contable Acumulación Poder adquisitivo constante Entidad económica Valor justo Empresa en marcha Costo histórico Principio de correspondencia Materialidad Reconocimiento de ingresos Unidad de cuenta
Cuentas seleccionadas Activos Dinero Costo de los bienes vendidos Depreciación  / Amortización (empresarial) Equidad Gastos Buena voluntad Pasivo Ganancia Ganancia
Normas de contabilidad Principios generalmente aceptados Normas de auditoría generalmente aceptadas Convergencia Normas internacionales de información financiera Normas internacionales de auditoría Principios de contabilidad de gestión
Estados financieros Informe anual Balance Flujo de fondos Equidad Ingreso Discusión sobre gestión Notes to the financial statements
Bookkeeping Bank reconciliation Debits and credits Double-entry system FIFO and LIFO Journal Ledger / General ledger Trial balance
Auditing Financial Internal Firms Report Sarbanes–Oxley Act
People and organizations Accountants Accounting organizations Luca Pacioli
Development History Research Positive accounting Sarbanes–Oxley Act
Misconduct Creative Earnings management Error account Hollywood Off-balance-sheet Two sets of books
v t e

Los débitos y créditos en la contabilidad por partida doble son asientos que se realizan en los libros de contabilidad para registrar los cambios de valor resultantes de las transacciones comerciales. Un asiento de débito en una cuenta representa una transferencia de valor a esa cuenta, y un asiento de crédito representa una transferencia desde la cuenta. ^{[1] [2]} Cada transacción transfiere valor de las cuentas acreditadas a las cuentas debitadas. Por ejemplo, un inquilino que extiende un cheque de alquiler a un propietario registraría un crédito en la cuenta bancaria en la que se gira el cheque y un débito en una cuenta de gastos de alquiler. De manera similar, el propietario registraría un crédito en la cuenta de ingresos por alquiler asociada con el inquilino y un débito en la cuenta bancaria en la que se deposita el cheque.

Los débitos y créditos se distinguen tradicionalmente escribiendo los importes de transferencia en columnas separadas de un libro de cuentas. Esta práctica simplificaba el cálculo manual de los saldos netos antes de la introducción de las computadoras; cada columna se sumaba por separado y luego el total más pequeño se restaba del más grande. Alternativamente, los débitos y créditos pueden enumerarse en una columna, indicando los débitos con el sufijo "Dr" o escribiéndolos simplemente, e indicando los créditos con el sufijo "Cr" o un signo menos . Sin embargo, los débitos y créditos no corresponden de manera fija a números positivos y negativos. En cambio, la correspondencia depende de la convención de saldo normal de la cuenta en particular. ^[3]

Los comerciantes indios desarrollaron un sistema de contabilidad de partida doble, llamado bahi-khata , en algún momento del primer milenio. ^[4]

Este sistema fue probablemente un precursor directo de la primera adaptación europea muchos siglos después. ^[5] El primer uso conocido de los términos "débito" y "crédito" ocurrió en la obra de 1494 del veneciano Luca Pacioli , Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita ( Un resumen de aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidad ). Pacioli dedicó una sección de su libro a documentar y describir el sistema de contabilidad de partida doble en uso durante el Renacimiento por los comerciantes, comerciantes y banqueros venecianos. Este sistema sigue siendo el sistema fundamental en uso por los contables modernos. ^[6]

A veces se dice que, en su latín original, la Summa de Pacioli utilizó las palabras latinas debere (deber) y credere (confiar) para describir los dos lados de una transacción contable cerrada. Los activos se debían al propietario y el capital de los propietarios se confiaba a la empresa. En ese momento, los números negativos no se usaban. Cuando se tradujo su obra, las palabras latinas debere y credere se convirtieron en los términos ingleses débito y crédito . Según esta teoría, las abreviaturas Dr (para débito) y Cr (para crédito) derivan directamente del latín original. ^[7] Sin embargo, Sherman ^[8] pone en duda esta idea porque Pacioli usa Per (en italiano para "por") para el deudor y A (en italiano para "a") para el acreedor en las entradas del diario. Sherman continúa diciendo que el texto más antiguo que encontró que realmente usa "Dr." Como abreviatura en este contexto se encontraba un texto en inglés, la tercera edición (1633) del libro de Ralph Handson Analysis or Resolution of Merchant Accompts ^[9] y que Handson utiliza Dr. como abreviatura de la palabra inglesa "deudor". (Sherman no pudo localizar una primera edición, pero especula que también utilizaba Dr. para deudor). Las palabras realmente utilizadas por Pacioli para los lados izquierdo y derecho del Libro Mayor son "in dare" e "in havere" ( dar y recibir ). ^[10] Geijsbeek, el traductor, sugiere en el prefacio:

«Si hoy aboliéramos el uso de las palabras débito y crédito en el libro de contabilidad y sustituyéramos los términos antiguos de «dará» y «tendrá» o «recibirá», la personificación de las cuentas de la manera adecuada no sería difícil y, con ello, la contabilidad se volvería más inteligente para el propietario, el lego y el estudiante.» ^[11]

Como ha señalado Jackson, el "deudor" no necesita ser una persona, sino que puede ser una parte abstracta:

"...se convirtió en una práctica extender los significados de los términos... más allá de su connotación personal original y aplicarlos a objetos inanimados y concepciones abstractas..." ^[12]

Este tipo de abstracción ya es evidente en el texto del siglo XVII de Richard Dafforne , The Merchant's Mirror , donde afirma: "El efectivo representa (para mí) a un hombre a quien... he puesto mi dinero bajo su custodia; el cual por la razón está obligado a devolverlo".

Para determinar si se debe debitar o acreditar una cuenta específica, utilizamos el enfoque de la ecuación contable (basado en cinco reglas contables) ^[13] o el enfoque clásico (basado en tres reglas). ^[14] El hecho de que un débito aumente o disminuya el saldo neto de una cuenta depende de qué tipo de cuenta sea. El principio básico es que se debita la cuenta que recibe el beneficio, mientras que se acredita la cuenta que lo otorga. Por ejemplo, un aumento en una cuenta de activos es un débito. Un aumento en una cuenta de pasivos o de patrimonio es un crédito.

El enfoque clásico tiene tres reglas de oro, una para cada tipo de cuenta: ^[15]

• Cuentas reales : Se debita lo que entra y se acredita lo que sale.
• Cuentas personales : se debita la cuenta del receptor y se acredita la cuenta del donante.
• Cuentas nominales : se cargan los gastos y pérdidas y se acreditan los ingresos y ganancias.

En cada transacción financiera en la contabilidad de partida doble, los débitos y créditos ocurren simultáneamente . En la ecuación contable , Activos = Pasivos + Patrimonio , por lo que, si una cuenta de activo aumenta (un débito (izquierda)), entonces otra cuenta de activo debe disminuir (un crédito (derecha)), o una cuenta de pasivo o patrimonio debe aumentar (un crédito (derecha)). En la ecuación extendida, los ingresos aumentan el patrimonio y los gastos, costos y dividendos disminuyen el patrimonio, por lo que su diferencia es el impacto en la ecuación.

Por ejemplo, si una empresa presta un servicio a un cliente que no paga inmediatamente, la empresa registra un aumento de los activos, Cuentas por cobrar, con un asiento de débito, y un aumento de los Ingresos, con un asiento de crédito. Cuando la empresa recibe el efectivo del cliente, dos cuentas cambian de nuevo en el lado de la empresa, la cuenta de efectivo se debita (aumenta) y la cuenta de Cuentas por cobrar ahora se reduce (acredita). Cuando el efectivo se deposita en la cuenta bancaria, dos cosas también cambian, en el lado del banco : el banco registra un aumento en su cuenta de efectivo (débito) y registra un aumento en su pasivo con el cliente registrando un crédito en la cuenta del cliente (que no es efectivo). Tenga en cuenta que, técnicamente, el depósito no es una disminución en el efectivo (activo) de la empresa y no debe registrarse como tal. Es solo una transferencia a una cuenta bancaria adecuada registrada en los libros de la empresa, que no afecta el libro mayor.

Para que quede más claro, el banco ve la transacción desde una perspectiva diferente, pero sigue las mismas reglas: el efectivo en bóveda del banco (activo) aumenta, lo que es un débito; el aumento en el saldo de la cuenta del cliente (pasivo desde la perspectiva del banco) es un crédito. El extracto bancario periódico de un cliente generalmente muestra las transacciones desde la perspectiva del banco, con los depósitos de efectivo caracterizados como créditos (pasivo) y los retiros como débitos (reducciones en los pasivos) en las cuentas de los depositantes. En los libros de la empresa se deben registrar las entradas exactamente opuestas para contabilizar el mismo efectivo. Este concepto es importante ya que es por eso que tanta gente no entiende lo que realmente significa débito/crédito.

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Al configurar la contabilidad de una nueva empresa, se establecen varias cuentas para registrar todas las transacciones comerciales que se espera que ocurran. Las cuentas típicas que se relacionan con casi todas las empresas son: efectivo, cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y ganancias retenidas. Cada cuenta se puede desglosar aún más para proporcionar detalles adicionales según sea necesario. Por ejemplo: las cuentas por cobrar se pueden desglosar para mostrar cada cliente que le debe dinero a la empresa. En términos simples, si Bob, Dave y Roger le deben dinero a la empresa, la cuenta de cuentas por cobrar contendrá una cuenta separada para Bob, Dave y Roger. Las 3 cuentas se sumarían y se mostrarían como un solo número (es decir, "Cuentas por cobrar" totales - saldo adeudado) en el balance general. Todas las cuentas de una empresa se agrupan y se resumen en el balance general en 3 secciones que son: activos, pasivos y patrimonio.

Todas las cuentas deben clasificarse primero como uno de los cinco tipos de cuentas (elementos contables) ( activo , pasivo , patrimonio , ingresos y gastos ). Para determinar cómo clasificar una cuenta en uno de los cinco elementos, se deben comprender completamente las definiciones de los cinco tipos de cuentas. La definición de un activo según las NIIF es la siguiente: "Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de eventos pasados ​​​​de los cuales se espera que fluyan beneficios económicos futuros a la entidad". ^[16] En términos simplistas, esto significa que los activos son cuentas que se consideran que tienen un valor futuro para la empresa (es decir, efectivo, cuentas por cobrar, equipo, computadoras). Los pasivos, por el contrario, incluirían elementos que son obligaciones de la empresa (es decir, préstamos, cuentas por pagar, hipotecas, deudas).

La sección de Patrimonio del balance general generalmente muestra el valor de las acciones en circulación que ha emitido la empresa, así como sus ganancias. Todas las cuentas de ingresos y gastos se resumen en la sección de Patrimonio en una línea del balance general denominada Ganancias retenidas. Esta cuenta, en general, refleja las ganancias (ganancias retenidas) o pérdidas (déficit retenido) acumuladas de la empresa.

El estado de pérdidas y ganancias es una ampliación de la cuenta de ganancias retenidas. Desglosa todas las cuentas de ingresos y gastos que se resumieron en las ganancias retenidas. El informe de pérdidas y ganancias es importante porque muestra el detalle de las ventas, el costo de las ventas, los gastos y, en última instancia, las ganancias de la empresa. La mayoría de las empresas dependen en gran medida del informe de pérdidas y ganancias y lo revisan periódicamente para permitir la toma de decisiones estratégicas.

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Las palabras débito y crédito a veces pueden ser confusas porque dependen del punto de vista desde el que se observe una transacción. En términos contables, los activos se registran en el lado izquierdo (débito) de las cuentas de activos, porque normalmente se muestran en el lado izquierdo de la ecuación contable ( A = L + SE ). Del mismo modo, un aumento en los pasivos y el capital contable se registran en el lado derecho (crédito) de esas cuentas, por lo que también mantienen el equilibrio de la ecuación contable. En otras palabras, si "los activos se incrementan con asientos del lado izquierdo, la ecuación contable está equilibrada solo si los aumentos en los pasivos y el capital contable se registran en el lado opuesto o derecho. Por el contrario, las disminuciones en los activos se registran en el lado derecho de las cuentas de activos, y las disminuciones en los pasivos y el capital contable se registran en el lado izquierdo". Algo similar ocurre con los ingresos y los gastos, lo que aumenta el capital contable se registra como crédito porque están en el lado derecho de la ecuación y viceversa. ^[17] Por lo general, al revisar los estados financieros de una empresa, los activos son débitos y los pasivos y el patrimonio son créditos. Por ejemplo, cuando dos empresas realizan transacciones entre sí (por ejemplo, la empresa A compra algo a la empresa B), la empresa A registrará una disminución en efectivo (un crédito) y la empresa B registrará un aumento en efectivo (un débito). La misma transacción se registra desde dos perspectivas diferentes.

Este uso de los términos puede resultar contra-intuitivo para las personas no familiarizadas con los conceptos de contabilidad, que siempre pueden pensar en un crédito como un aumento y un débito como una disminución. Esto se debe a que la mayoría de las personas normalmente solo ven sus cuentas bancarias personales y los estados de cuenta (por ejemplo, de una empresa de servicios públicos ). La cuenta bancaria de un depositante es en realidad un Pasivo para el banco, porque el banco le debe legalmente el dinero al depositante. Por lo tanto, cuando el cliente hace un depósito, el banco acredita la cuenta (aumenta el pasivo del banco). Al mismo tiempo, el banco agrega el dinero a su propia cuenta de tenencias de efectivo. Dado que esta cuenta es un Activo, el aumento es un débito. Pero el cliente normalmente no ve este lado de la transacción. ^[18]

Por otro lado, cuando un cliente de una empresa de servicios públicos paga una factura o la empresa de servicios públicos corrige un cobro excesivo, se acredita la cuenta del cliente. Esto se debe a que la cuenta del cliente es una de las cuentas por cobrar de la empresa de servicios públicos , que son activos para la empresa de servicios públicos porque representan dinero que la empresa de servicios públicos puede esperar recibir del cliente en el futuro. Los créditos en realidad disminuyen los activos (ahora se le debe menos dinero a la empresa de servicios públicos). Si el crédito se debe al pago de una factura, entonces la empresa de servicios públicos agregará el dinero a su propia cuenta de efectivo, lo cual es un débito porque la cuenta es otro activo. Nuevamente, el cliente ve el crédito como un aumento en el dinero del cliente y no ve el otro lado de la transacción.

Las tarjetas de débito y las tarjetas de crédito son términos creativos que utiliza el sector bancario para comercializar e identificar cada tarjeta. ^[19] Desde el punto de vista del titular de la tarjeta, una cuenta de tarjeta de crédito normalmente contiene un saldo acreedor, mientras que una cuenta de tarjeta de débito normalmente contiene un saldo deudor. Una tarjeta de débito se utiliza para realizar una compra con el propio dinero. Una tarjeta de crédito se utiliza para realizar una compra pidiendo dinero prestado. ^[20]

Desde el punto de vista del banco, cuando se utiliza una tarjeta de débito para pagar a un comerciante, el pago provoca una disminución en la cantidad de dinero que el banco le debe al titular de la tarjeta. Desde el punto de vista del banco, su cuenta de tarjeta de débito es el pasivo del banco. Una disminución en la cuenta de pasivo del banco es un débito. Desde el punto de vista del banco, cuando se utiliza una tarjeta de crédito para pagar a un comerciante, el pago provoca un aumento en la cantidad de dinero que el titular de la tarjeta le debe al banco . Desde el punto de vista del banco, su cuenta de tarjeta de crédito es el activo del banco. Un aumento en la cuenta de activos del banco es un débito. Por lo tanto, el uso de una tarjeta de débito o de crédito provoca un débito en la cuenta del titular de la tarjeta en cualquiera de las situaciones, cuando se ve desde la perspectiva del banco.

El libro mayor es el término que se utiliza para designar la colección completa de cuentas T (se llama así porque había una línea vertical preimpresa en el medio de cada página del libro mayor y una línea horizontal en la parte superior de cada página del libro mayor, como una letra T grande). Antes de la llegada de la contabilidad computarizada, el procedimiento de contabilidad manual utilizaba un libro mayor para cada cuenta T. La colección de todos estos libros se denominaba libro mayor. El plan de cuentas es la tabla de contenidos del libro mayor. La suma de todos los débitos y créditos en el libro mayor al final de un período financiero se conoce como balance de comprobación .

Los "libros diarios" o diarios se utilizan para enumerar cada transacción individual que tuvo lugar durante el día, y la lista se totaliza al final del día. Estos libros diarios no forman parte del sistema de contabilidad de partida doble . La información registrada en estos libros diarios se transfiere luego a los libros mayores, donde se dice que se asienta . El software informático moderno permite la actualización instantánea de cada cuenta del libro mayor; por ejemplo, cuando se registra un recibo de efectivo en un diario de recibos de efectivo, se registra un débito en una cuenta del libro mayor de caja con un crédito correspondiente en la cuenta del libro mayor de la que se recibió el efectivo. No es necesario ingresar cada transacción individual en una cuenta T; por lo general, solo se ingresa en el libro mayor la suma (el total del lote) del día de cada transacción contable.

Existen cinco elementos fundamentales ^[13] en la contabilidad. Estos elementos son los siguientes: Activos , Pasivos , Patrimonio (o Capital), Ingresos (o Ingresos) y Gastos . Los cinco elementos contables se ven afectados de forma positiva o negativa. Una transacción de crédito no siempre dicta un valor positivo o un aumento en una transacción y, de manera similar, un débito no siempre indica un valor negativo o una disminución en una transacción. Una cuenta de activos a menudo se denomina "cuenta de débito" debido al atributo estándar de aumento de la cuenta en el lado del débito. Cuando se ha adquirido un activo (por ejemplo, una máquina de café expreso) en una empresa, la transacción afectará el lado del débito de esa cuenta de activos, como se ilustra a continuación:

La "X" en la columna de débito denota el efecto creciente de una transacción en el saldo de la cuenta de activos (débitos totales menos créditos totales), porque un débito en una cuenta de activos es un aumento. A la cuenta de activos anterior se le ha añadido un valor de débito X, es decir, el saldo ha aumentado en £X o $X. Del mismo modo, en la cuenta de pasivos que se muestra a continuación, la X en la columna de crédito denota el efecto creciente en el saldo de la cuenta de pasivos (créditos totales menos débitos totales), porque un crédito en una cuenta de pasivos es un aumento.

Todos los "mini-libros mayores" de esta sección muestran atributos crecientes estándar para los cinco elementos de la contabilidad.

Tabla resumen de atributos estándar crecientes y decrecientes para los elementos contables:

Las cuentas reales son los activos. Las cuentas personales son los pasivos y el capital de los propietarios y representan a las personas y entidades que han invertido en el negocio. Las cuentas nominales son los ingresos, los gastos, las ganancias y las pérdidas. Los contadores cierran las cuentas al final de cada período contable. ^[21] Este método se conoce como el enfoque tradicional . ^[14]

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Cada transacción que se lleva a cabo dentro de la empresa constará de al menos un débito a una cuenta específica y al menos un crédito a otra cuenta específica. Un débito a una cuenta puede ser compensado por más de un crédito a otras cuentas, y viceversa. Para todas las transacciones, los débitos totales deben ser iguales a los créditos totales y, por lo tanto, el saldo .

La ecuación contable general es la siguiente:

Activos = Patrimonio + Pasivos, ^[22]

A = E + L.

La ecuación se convierte entonces en A – L – E = 0 (cero). Cuando los débitos totales son iguales a los créditos totales de cada cuenta, la ecuación queda equilibrada.

La ecuación contable extendida es la siguiente:

Activos + Gastos = Patrimonio/Capital + Pasivos + Ingresos,

A + Ex = E + L + I.

En esta forma, los aumentos en el importe de las cuentas del lado izquierdo de la ecuación se registran como débitos y las disminuciones como créditos. Por el contrario, en el caso de las cuentas del lado derecho, los aumentos en el importe de las cuentas se registran como créditos a la cuenta y las disminuciones como débitos.

Esto también se puede reescribir en la forma equivalente:

Activos = Pasivos + Patrimonio/Capital + (Ingresos − Gastos),

A = L + E + (I − Ex),

donde la relación de las cuentas de Ingresos y Gastos con el Patrimonio y las ganancias es un poco más clara. ^[23] Aquí los Ingresos y Gastos se consideran cuentas temporales o nominales que pertenecen solo al período contable actual, mientras que las cuentas de Activos, Pasivos y Patrimonio son cuentas permanentes o reales que pertenecen a la vida útil de la empresa. ^[24] Las cuentas temporales se cierran con la cuenta de Patrimonio al final del período contable para registrar las ganancias/pérdidas del período. Ambos lados de estas ecuaciones deben ser iguales (equilibrio).

Cada transacción se registra en un libro mayor o cuenta "T", por ejemplo, una cuenta contable denominada "Banco" que puede modificarse con una transacción de débito o crédito.

En contabilidad es aceptable elaborar una cuenta contable de la siguiente manera para fines de representación:

Las cuentas se crean o abren cuando surge la necesidad para cualquier propósito o situación que pueda tener la entidad. Por ejemplo, si su empresa es una compañía aérea, tendrán que comprar aviones, por lo tanto, incluso si una cuenta no se encuentra en la lista a continuación, un contable puede crear una cuenta para un elemento específico, como una cuenta de activos para aviones. Para entender cómo clasificar una cuenta en uno de los cinco elementos, es necesario comprender bien las definiciones de estas cuentas. A continuación, se presentan ejemplos de algunas de las cuentas más comunes que pertenecen a los cinco elementos contables:

Las cuentas de activos son recursos económicos que benefician al negocio/entidad y continuarán haciéndolo. ^[25] Son efectivo, banco, cuentas por cobrar , inventario, terrenos, edificios/plantas, maquinaria, muebles, equipos, suministros, vehículos, marcas y patentes, fondo de comercio, gastos pagados por anticipado, seguros pagados por anticipado, deudores (personas que nos deben dinero, con vencimiento dentro de un año), IVA soportado, etc.

Dos tipos de clasificación básica de activos: ^[26]

• Activos corrientes: Los activos que se utilizan en un ejercicio económico o que pueden agotarse o convertirse en un plazo de un año o menos se denominan activos corrientes. Por ejemplo, efectivo, banco, cuentas por cobrar , inventario (personas que nos deben dinero, con vencimiento en un año), gastos pagados por anticipado, seguros pagados por anticipado, IVA soportado y muchos más.
• Activos no corrientes: Los activos que no se registran en transacciones o que se mantienen durante más de un año o en un período contable se denominan activos no corrientes. Por ejemplo, terrenos, edificios/plantas, maquinaria, mobiliario, equipos, vehículos, marcas y patentes, fondo de comercio, etc.

Las cuentas de pasivo registran las deudas u obligaciones futuras que una empresa o entidad tiene con otras. Cuando una institución toma préstamos de otra por un período de tiempo, el libro de contabilidad de la institución prestataria clasifica el monto en cuentas de pasivo. ^[27]

Las clasificaciones básicas de las cuentas de pasivo son:

• Pasivo corriente, cuando solo se debe dinero por el período contable actual o periódico. Algunos ejemplos son cuentas por pagar , sueldos y salarios por pagar, impuestos sobre la renta, sobregiros bancarios, gastos acumulados, impuestos sobre las ventas, pagos anticipados (ingresos no devengados), deuda e intereses acumulados sobre deuda, depósitos de clientes, IVA devengado, etc.
• Pasivo a largo plazo, cuando se puede adeudar dinero durante más de un año. Algunos ejemplos son las cuentas fiduciarias, los bonos, los préstamos hipotecarios y más.

Las cuentas de patrimonio registran los derechos de los propietarios de la empresa/entidad sobre los activos de dicha empresa/entidad. ^[28] Capital, ganancias retenidas , retiros, acciones comunes, fondos acumulados, etc.

Las cuentas de ingresos registran todos los aumentos en el patrimonio neto que no sean los aportados por el/los propietario/s del negocio/entidad. ^[29] Servicios prestados, ventas, ingresos por intereses, cuotas de membresía, ingresos por alquiler, intereses de inversiones, cuentas por cobrar recurrentes, donaciones, etc.

Las cuentas de gastos registran todas las disminuciones en el patrimonio de los propietarios que ocurren por el uso de los activos o el aumento de los pasivos en la entrega de bienes o servicios a un cliente: los costos de hacer negocios. ^[30] Teléfono, agua, electricidad, reparaciones, salarios, sueldos, depreciación, deudas incobrables, papelería, entretenimiento, honorarios , alquiler, combustible, servicios públicos, intereses, etc.

La empresa Quick Services compra una computadora por £500, a crédito, a ABC Computers. Reconozca la siguiente transacción de Quick Services en una cuenta contable (cuenta T):

Quick Services ha adquirido un nuevo ordenador que se clasifica como activo dentro de la empresa. Según el principio de devengo , aunque el ordenador se haya comprado a crédito, ya es propiedad de Quick Services y debe reconocerse como tal. Por tanto, la cuenta de equipos de Quick Services aumenta y se carga:

Como la transacción de la nueva computadora se realiza a crédito , la cuenta por pagar “ABC Computadoras” aún no ha sido pagada, por lo que se crea un pasivo dentro de los registros de la entidad, por lo que para equilibrar la ecuación contable se acredita la cuenta de pasivo correspondiente:

El ejemplo anterior se puede escribir en formato de diario :

El asiento del diario "ABC Computers" tiene una sangría para indicar que se trata de una transacción de crédito. Es una práctica contable aceptada sangrar las transacciones de crédito registradas en un diario.

En forma de ecuación contable:

A = E + L,

500 = 0 + 500 (por lo tanto la ecuación contable está equilibrada).

1. Una empresa paga el alquiler en efectivo: aumenta el alquiler (gasto) registrando una transacción de débito y disminuye el efectivo (activo) registrando una transacción de crédito.
2. Una empresa recibe efectivo por una venta: aumenta el efectivo (activo) al registrar una transacción de débito y aumenta las ventas (ingresos) al registrar una transacción de crédito.
3. Una empresa compra equipo con efectivo: aumenta el equipo (activo) registrando una transacción de débito y disminuye el efectivo (activo) registrando una transacción de crédito.
4. Una empresa toma prestado con un préstamo en efectivo : aumenta el efectivo (activo) registrando una transacción de débito y aumenta el préstamo (pasivo) registrando una transacción de crédito.
5. Una empresa paga los salarios en efectivo: aumenta el salario (gastos) registrando una transacción de débito y disminuye el efectivo (activo) registrando una transacción de crédito.
6. Los totales muestran el efecto neto sobre la ecuación contable y el principio de partida doble, donde las transacciones están equilibradas.

El proceso de utilizar débitos y créditos crea un formato de libro mayor que se asemeja a la letra "T". ^[31] El término "cuenta T" es una expresión de la jerga contable que se utiliza para referirse a una "cuenta contable" y se utiliza a menudo cuando se habla de contabilidad. ^[32] La razón por la que a menudo se hace referencia a una cuenta contable como una cuenta T se debe a la forma en que la cuenta se dibuja físicamente en el papel (que representa una "T"). La columna de la izquierda es para las entradas de débito (Dr), mientras que la columna de la derecha es para las entradas de crédito (Cr).

Todas las cuentas también pueden debitarse o acreditarse dependiendo de la transacción que se haya realizado. Por ejemplo, cuando se compra un vehículo en efectivo, se debita la cuenta de activos "Vehículos" y simultáneamente se acredita la cuenta de activos "Banco o Efectivo" debido al pago del vehículo en efectivo. Algunas partidas del balance tienen cuentas "contra" correspondientes, con saldos negativos, que las compensan. Algunos ejemplos son la depreciación acumulada contra el equipo y la provisión para deudas incobrables (también conocida como provisión para cuentas dudosas) contra las cuentas por cobrar. ^[33] Los PCGA de los Estados Unidos utilizan el término contra solo para cuentas específicas y no reconocen la segunda mitad de una transacción como una contra, por lo que el término se limita a las cuentas que están relacionadas. Por ejemplo, las devoluciones de ventas y las bonificaciones y los descuentos de ventas son ingresos de contra con respecto a las ventas, ya que el saldo de cada contra (un débito) es lo opuesto a las ventas (un crédito). Para comprender el valor real de las ventas, uno debe compensar las contras con las ventas, lo que da lugar al término ventas netas (es decir, neto de las contras). ^[34]

Una definición más específica de uso común es una cuenta con un saldo opuesto al saldo normal (Dr/Cr) para esa sección del libro mayor . ^[34] Un ejemplo es un fondo de café de oficina: el gasto "Café" (Dr) puede ir seguido inmediatamente por "Café - contribuciones de los empleados" (Cr). ^[35] Este tipo de cuenta se utiliza para mayor claridad en lugar de ser una parte necesaria de los PCGA ( principios de contabilidad generalmente aceptados ). ^[34]

Cada una de las siguientes cuentas es una cuenta de Activo (A), Cuenta de Contrapartida (CA), Pasivo (L), Patrimonio Neto (SE), Ingresos (Rev), Gastos (Exp) o Dividendos (Div).

Las transacciones de cuenta se pueden registrar como un débito en una cuenta y un crédito en otra cuenta utilizando los enfoques modernos o tradicionales en contabilidad y los siguientes son sus saldos normales:

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