Colaboración en documentos
La colaboración en documentos y archivos son las herramientas o sistemas creados para ayudar a varias personas a trabajar juntas en un único documento o archivo para lograr una única versión final. Normalmente, es el software que permite a los equipos trabajar en un único documento, como un documento de procesador de textos, al mismo tiempo desde diferentes terminales de computadora o dispositivos móviles . Por lo tanto, la colaboración en documentos o archivos hoy en día es un sistema que permite a las personas colaborar en diferentes ubicaciones utilizando un enfoque habilitado por Internet o " nube " [1] como para Wikis como Wikipedia o con tecnologías de intercambio de documentos como Sizle.
Descripción general
La colaboración en documentos en un sentido general simplemente se refiere a más de una persona que es coautora de un documento. [2] Sin embargo, hoy en día la mayoría de las personas cuando hablan de colaboración en documentos se refieren a métodos (generalmente basados en Internet) para que un equipo de trabajadores trabaje en conjunto en un documento electrónico desde terminales de computadora ubicadas en cualquier parte del mundo.
Las primeras herramientas de colaboración de documentos en línea utilizaban el correo electrónico , mediante el cual los comentarios se escribían en el correo electrónico con el documento adjunto. El problema era que no se trataba de una solución centrada en los documentos (es decir, los comentarios y las discusiones sobre el documento estaban separados del documento en sí). [3] Hoy en día, las mejores herramientas de colaboración de documentos están más centradas en los documentos. Estos sistemas proporcionan al usuario una experiencia de colaboración centrada en los documentos porque permiten a los usuarios etiquetar el documento y agregar comentarios específicos del contenido, manteniendo un historial de versiones completo y registros y almacenando todos los comentarios y actividades asociadas con un documento. [4] Por esta razón, un número cada vez mayor de empresas están utilizando menos el correo electrónico y más herramientas de intercambio de archivos y colaboración de documentos. [5]
La mayoría de los sistemas de colaboración requieren un servidor que mantenga copias de los documentos para acceso remoto. El servidor puede ser operado por la organización propietaria de los documentos o puede estar subcontratado a algún servicio. Esto último suele denominarse computación en la nube .
Características típicas
- Funciones de comentarios en tiempo real y mensajería instantánea para mejorar la velocidad de entrega del proyecto
- Indicadores de presencia para identificar cuándo otros están activos en documentos propiedad de otra persona
- Permisos
- Feeds de actividad personal y perfiles de alertas por correo electrónico para mantenerse al tanto de las últimas actividades por archivo o usuario
- Capacidad de colaborar y compartir archivos con usuarios fuera del firewall de la empresa
- Marco de seguridad y cumplimiento de la empresa
- Historial de cambios de archivos y documentos
- Capacidad para manejar archivos grandes
- Flujo de trabajo de aprobación
Software de colaboración de documentos destacado
Referencias
- ^ La nube, día 10: almacenamiento de datos en la nube. PCWorld. Consultado el 10 de agosto de 2013.
- ^ Cómo marcar documentos en la nube - Social Business - Document. Informationweek.com (3 de noviembre de 2011). Recuperado el 10 de agosto de 2013. Archivado el 16 de enero de 2012 en Wayback Machine.
- ^ SkyDox busca reducir el correo electrónico. SPTechWeb (18 de agosto de 2011). Recuperado el 10 de agosto de 2013. Archivado el 24 de diciembre de 2011 en Wayback Machine .
- ^ "Juega a la mancha con tu equipo. | Blog". Archivado desde el original el 2012-01-02 . Consultado el 2012-01-06 .
- ^ "12 prácticas recomendadas para compartir archivos y lograr una colaboración segura | TechTarget". Gestión de contenido . Consultado el 23 de junio de 2023 .
