Cheques sustitutos en Estados Unidos

Un cheque sustituto (también llamado Documento de Reemplazo de Imagen o IRD ) ^[1] es un instrumento negociable que es una reproducción digital de un cheque en papel original . Como instrumento de pago negociable en los Estados Unidos, un cheque sustituto mantiene el estatus de un "cheque legal" en lugar del cheque en papel original, según lo autorizado por la Ley de Compensación de Cheques para el Siglo XXI (la Ley Check 21). En lugar de presentar los cheques en papel originales, las instituciones financieras y los centros de procesamiento de pagos transmiten datos de los cheques sustitutos electrónicamente a través del proceso de liquidación, a través del Sistema de la Reserva Federal de los Estados Unidos [ 2 ^] o compensando los depósitos sobre la base de acuerdos privados entre las instituciones financieras miembro. Las instituciones financieras que procesan cheques sustitutos de acuerdo con dichos acuerdos privados suelen ser miembros de una cámara de compensación que opera bajo el Código Comercial Uniforme (UCC). ^[3]

Un cheque sustituto se reconoce como un cheque legal siempre que el instrumento cumpla con los requisitos, que incluyen la reproducción fiel del cheque en papel y la garantía del instrumento por parte del "banco reconvertidor" (la institución financiera que creó el cheque sustituto o la primera institución financiera que lo transfirió o presentó durante el proceso de compensación del cheque) . ^[4] Los cheques sustitutos también están sujetos al UCC, las leyes federales y estatales sobre cheques y las regulaciones de derechos del consumidor. ^[5] Aunque un cheque sustituto está sujeto al UCC y las leyes estatales y federales sobre cheques, la Ley Check 21 tiene precedencia sobre estas otras leyes y regulaciones para este instrumento. ^[6]

El Comité de Normas Acreditadas X9 ( ASC X9 ), un comité de desarrollo de normas acreditado por el Instituto Nacional Estadounidense de Normas (ANSI), mantiene, promueve y apoya las normas financieras técnicas para los procedimientos, la entrega y las transacciones de productos y servicios financieros, incluidos los Documentos de Reemplazo de Imágenes y otros instrumentos financieros. ^[7] La ​​Norma Nacional Estadounidense (ANS) X9.100-140 cubre las especificaciones para el contenido, el procesamiento y la calidad de los Documentos de Reemplazo de Imágenes específicamente. ^[8]

Ciertas normas que existen para los cheques en papel también se aplican a los documentos de reemplazo de imágenes. Estas normas incluyen ANS X9.100-160-2 (Impresión de tinta magnética ( MICR )), Parte 2, Uso en campo del código de procesamiento externo (EPC)); ^[9] ANS X9.100-181 (Especificaciones para el formato de imagen TIFF para intercambio de imágenes); y ANS X9.100-187 (Especificaciones para el intercambio electrónico de datos de cheques e imágenes - Nacional) que también cubren los depósitos electrónicos mediante teléfonos móviles. ^{[8] [10] [11]}

En virtud de la Ley Check 21 , todos los cheques en papel y los instrumentos similares a cheques de EE. UU. son elegibles para el truncamiento y la reconversión a cheques sustitutos, incluidos los cheques de consumidor (personales) , los cheques comerciales (de negocios), los giros postales , los cheques de viajero , los cheques de anticipo en efectivo o de conveniencia vinculados a cuentas de tarjetas de crédito y de cargo, los cheques de desembolso controlado y los cheques pagaderos mediante giros, además de las órdenes de pago del gobierno y los cheques del Tesoro de EE. UU . ^{[12] [1] [13]} La Ley Check 21 permite a cualquier institución financiera (como un banco comercial o una cooperativa de crédito ) que participe en el proceso de cobro de cheques eliminar o truncar el cheque en papel original del proceso de cobro o devolución a futuro y reconvertir el cheque en papel en un cheque sustituto. La eliminación del cheque en papel original de cualquiera de los procesos no requiere un acuerdo previo existente entre el banco del primer depósito (BOFD) y el "banco pagador". ^{[5] [12]}

La eliminación del cheque en papel del proceso de compensación ahorra a las industrias bancarias y de gestión de tesorería los costos de manipulación, clasificación, transporte, almacenamiento, protección y envío. Una vez que la institución financiera trunca el cheque en papel original y lo convierte en un cheque sustituto, la institución financiera puede almacenar o archivar el cheque en papel, devolverlo a su propio cliente de acuerdo con la ley estatal o destruirlo más tarde.

Un cheque sustituto debidamente preparado se considera el equivalente legal del cheque original en papel y puede aceptarse como comprobante de pago de la misma manera que el cheque original. Todo cheque sustituto debe cumplir con los siguientes requisitos antes de que pueda reconocerse como el equivalente legal del cheque original:

1. El cheque sustituto debe representar con precisión toda la información representada en el frente y el reverso del cheque en papel original en el momento en que la institución financiera retira o trunca el cheque del proceso, incluidos los nombres del pagador y del beneficiario, los montos de cortesía y legales, los endosos y la información de codificación, entre otros detalles.
2. El cheque sustituto debe representar con precisión la línea MICR del cheque original.
3. El cheque sustituto debe llevar la leyenda “Ésta es una COPIA LEGAL de su cheque. Puede utilizarlo de la misma manera que utilizaría el cheque original”.
4. La institución financiera o el procesador deben proporcionar una garantía para el cheque sustituto. Esta garantía debe ser proporcionada por la institución financiera cuando retira o trunca el cheque en papel original del proceso de cobro o devolución y lo convierte en un cheque sustituto.
5. La institución financiera o el procesador que truncó el cheque original debe seguir los estándares ASC X9.100-140 en la captura de imágenes del cheque y datos MICR cuando produce el cheque sustituto. ^[2]

Las declaraciones de imagen que incluyen una serie de fotografías o imágenes de cheques originales en papel y/o cheques sustitutos, fotocopias de los cheques originales e imágenes de cheques publicados en línea no se reconocen como equivalentes legales de cheques sustitutos. ^[14] A diferencia de un cheque sustituto, no se puede presentar una fotocopia de un cheque a través del proceso de compensación de cheques para su liquidación porque la fotocopia no cumple estrictamente con los requisitos para cheques sustitutos según la Ley Check 21. ^[5]

Dado que los cheques sustitutos se consideran cheques legales, están sujetos a las leyes y regulaciones vigentes sobre cheques. Otras leyes y regulaciones que rigen los cheques sustitutos en los Estados Unidos incluyen la Ley de Disponibilidad Expedita de Fondos , el Artículo 3 (Instrumentos Negociables), ^[15] y el Artículo 4 ( Depósitos y Cobranzas Bancarias ) ^[16] del Código Comercial Uniforme (UCC), junto con una variedad de leyes regulatorias estatales y federales. Las leyes federales de los EE. UU. que también afectan a los cheques sustitutos incluyen las regulaciones de la Reserva Federal que prevén la reacreditación del monto del cheque sustituto en caso de fraude y pagos duplicados causados ​​por la liquidación tanto del cheque sustituto como del cheque original utilizado para crear el cheque sustituto. ^{[2] [5] [12]} Si alguna ley estatal, ley federal o disposición del UCC entra en conflicto con la Ley Check 21, la Ley Check 21 tiene prioridad en la medida de las inconsistencias entre esas leyes y disposiciones. ^[6]

Cada cheque sustituto procesado para cobro a futuro se codifica con un "4" como Código de procesamiento externo (EPC) en la posición 44 de la línea MICR, como lo exige la norma ANS X9.90. ^[17] Un ejemplo del proceso de cobro a futuro para cheques sustitutos implica los siguientes pasos para las instituciones financieras que procesan depósitos a través del Sistema de la Reserva Federal: ^[2]

1. El beneficiario endosa el cheque original en papel y lo presenta para su depósito en la institución financiera, como un banco comercial o una cooperativa de crédito (conocida como la institución financiera depositaria).
2. La institución financiera depositaria (Banco 1, denominado banco del primer depósito o BOFD) estampa su sello en el reverso del cheque original.
3. El Banco 1 captura una imagen del frente y el reverso del cheque original y los datos de la línea MICR del frente del cheque. Luego, el Banco 1 elimina o trunca el cheque original del proceso de compensación y utiliza la imagen del cheque, los datos MICR, su propio endoso electrónico y los endosos electrónicos para crear un cheque sustituto.
4. El Banco 1 transmite electrónicamente la imagen del cheque y los datos de la línea MICR capturados del cheque original al banco pagador (Banco 2) para la liquidación. Si no existe un acuerdo entre el Banco 1 y el Banco 2 para intercambiar imágenes y datos de cheques, el Banco 1 debe proporcionar el cheque original o el equivalente legal del cheque sustituto al Banco 2.
5. Como banco pagador, el Banco 2 utiliza la imagen del cheque y los datos MICR o la información del cheque sustituto recibido del Banco 1 para procesar el artículo durante el curso normal de la liquidación.
6. Después del proceso de liquidación, el Banco 2 proporciona una copia del cheque sustituto al cliente que escribió el cheque original o incluye información sobre el cheque sustituto en el estado de cuenta mensual o periódico de ese cliente.

Cualquier institución financiera que participe en el proceso de cobro (o devolución) a futuro puede convertirse en la institución financiera reconvertidora si crea el cheque sustituto para su transmisión y liquidación.

Si un cheque sustituto debe devolverse sin pagar debido a fondos insuficientes (cheque rechazado o sin fondos), el banco pagador (Banco 2) estampa el ítem NSF (fondos insuficientes) como motivo de la devolución. En este caso, el Banco 2 codifica un "5" como el EPC en la línea MICR para identificar el cheque sustituto de acuerdo con ANS X9.90, ^[17] junto con el número de ruta de la institución financiera depositaria y el monto en dólares del cheque sustituto. El Banco 2 codifica esta información en una tira de devolución, tira perforada o documento de soporte que la institución financiera adjunta al cheque sustituto rechazado. ^[17] Luego, el banco pagador devuelve el cheque sustituto rechazado a través del proceso de ruta al BOFD (Banco 1) para su posterior procesamiento. Una vez que el Banco 1 recibe el cheque sustituto rechazado, la institución financiera emite un aviso de devolución de cargo a su cliente que depositó u ofreció el cheque para liquidación. ^[2]

• Truncamiento de cheques (cheque)
• Depósito remoto

• Reglamento CC (Disponibilidad de fondos y cobro de cheques): Preguntas frecuentes sobre el sistema Check 21 (6 de agosto de 2013). Junta de Gobernadores del Sistema de la Reserva Federal, Washington, DC.
• Comité de Normas Acreditadas (ASC) X9 Normas de la industria financiera: Declaración sobre la adopción de Check 21 (23 de octubre de 2004)
• Anatomía de un cheque sustituto. (2004). Servicios Financieros de la Reserva Federal.
• Formas de utilizar el cheque 21 (marzo de 2004). Organización de la Cámara de Compensación Electrónica de Cheques (ECCHO) (diagrama de los procesos de cobro y devolución de un cheque sustituto)
• Cheques sustitutos: desarrollo de estándares de procesamiento y calidad. Electronic Check Clearing House Organization (ECCHO) (al final del documento se incluyen referencias para identificar las partes de un cheque sustituto de los procesos de cobro y devolución)
• Ley de compensación de cheques para el siglo XXI: Fundación para la capacitación sobre cumplimiento de Check 21: información sobre cumplimiento para examinadores y la industria. Consejo de Examen de Instituciones Financieras Federales (FFIEC)