Archivador

Un archivador (o a veces file cabinet en inglés americano ) es un elemento de mobiliario de oficina para almacenar documentos en papel en carpetas de archivos . ^[1] En el contexto más simple, es un recinto para cajones en el que se almacenan artículos. Las dos formas más comunes de archivadores son los archivadores verticales y los archivadores laterales. Un archivador vertical tiene cajones que se extienden desde el lado corto (normalmente 15 pulgadas o 380 mm) del gabinete. Un archivador lateral tiene cajones que se extienden desde el lado largo (varias longitudes) del gabinete. Estos también se denominan archivadores laterales en Gran Bretaña . También hay archivadores de estantes que van en los estantes. En los Estados Unidos, los archivadores suelen estar construidos para acomodar papel de 8,5 × 11 , y en otros países, los archivadores suelen estar diseñados para contener otros tamaños de papel, como papel A4 .

Los archivadores de oficina suelen estar hechos de chapa metálica o madera. Los cajones suelen tener una corredera para facilitar su apertura, que incluye un "tope de apertura" para evitar que el cajón se salga completamente del armario. Para abrir un cajón en la mayoría de los archivadores de metal, se debe presionar un pequeño mecanismo deslizante conocido como "cerradura de pulgar" para liberar y abrir el cajón. Cada cajón tiene un tirador para agarrar y tirar del cajón. En la cara frontal de cada cajón, suele haber un portaetiquetas para permitir que el usuario identifique el contenido del cajón.

Muchos archivadores incorporan una cerradura con llave para evitar el acceso no autorizado a los documentos almacenados. Hay dos tipos de cerraduras. Una "cerradura de leva" se activa con una llave que hace girar la cerradura. Una "cerradura de émbolo" se abre con una llave, pero se puede cerrar simplemente presionando el cuerpo de la cerradura. La cerradura de émbolo permite al usuario cerrar y bloquear rápidamente varios archivadores en un corto período de tiempo.

Algunos archivadores tienen una placa de metal o una estructura de alambre en la parte posterior de cada cajón, conocida como bloque seguidor. El bloque seguidor se puede ajustar hacia adelante para reducir la longitud del cajón de modo que las carpetas de archivo que se encuentran en su interior permanezcan en posición vertical y en la parte delantera del cajón para facilitar el acceso.

El inventor estadounidense Henry Brown patentó el 2 de noviembre de 1886 un "recipiente para almacenar y conservar papeles". Se trataba de un recipiente a prueba de incendios y accidentes, fabricado en metal forjado y que podía sellarse con una cerradura. Su particularidad era que mantenía los papeles separados.

La invención del archivador vertical sigue siendo un misterio sin resolver. La sección del sitio web del Early Office Museum ^[2] sobre el archivador vertical comienza con un análisis de las conclusiones erróneas de "fuentes secundarias" altamente acreditadas sobre el origen del archivador vertical. Las fuentes secundarias afirmaban que se había presentado una medalla de oro en la Feria Mundial de 1893 por un archivador vertical. El Early Office Museum no encontró ninguna prueba que corroborara esas afirmaciones. Sin embargo, la información presentada en el análisis del Early Office Museum sobre los archivadores verticales sugiere que la introducción comercial del archivador vertical puede haber ocurrido en 1900 cuando una empresa llamada Library Bureau (fundada en 1876, posteriormente una división de Remington Rand ) publicó un catálogo que incluía un archivador vertical. En 1902, Library Bureau presentó una patente estadounidense que acreditaba a David E. Hunter como inventor. ^[3]

La investigación de Ester Ellen-Poe ^[4] validó los hallazgos del Early Office Museum y sugiere que la reivindicación más creíble de la invención del archivo vertical, tal como lo conocemos hoy, parece haber sido del Library Bureau. El panfleto de 1903 del Library Bureau titulado "Library Bureau Systems of Vertical Filing with Interchangeable Unit Cabinets", comienza con: "El archivo vertical, tal como lo originó [énfasis añadido] y lo perfeccionó el Library Bureau, es el método más completo, preciso y práctico jamás inventado [énfasis añadido] para el cuidado de correspondencia, catálogos, informes, facturas, pedidos, facturas duplicadas y hojas sueltas, o papeles de cualquier tipo para cualquier negocio, grande, pequeño o peculiar". [ ^5]

Además de Library Bureau, entre los primeros fabricantes de archivadores verticales se encontraban Globe-Wernicke, ^[6] Yawman and Erbe Manufacturing Company, ^[7] y Art Metal Construction Company. ^[8]

Antes de la introducción de los archivadores verticales comerciales, las empresas guardaban los papeles en sobres que a su vez se almacenaban en hileras de casilleros que a menudo se alineaban en una pared. Encontrar y abrir sobres y desplegar papeles era complicado e ineficiente. Sin embargo, el concepto de archivado vertical se practicaba claramente ya en 1895, cuando se le concedió a WA Cooke, Jr. una patente estadounidense (533053) para un receptáculo para cartas u otros papeles. ^{[9] [10]}

Después de la Segunda Guerra Mundial, se fundó la empresa Home-O-Nize en Muscatine, Iowa, para ofrecer trabajo a los veteranos que regresaban. Fundada para producir armarios de acero para cocina, la empresa pronto se encontró con la realidad de la disponibilidad limitada de acero. Por lo tanto, la empresa comenzó a fabricar productos para otros. Finalmente, se consiguió una pequeña cantidad de acero y la empresa comenzó a fabricar cajas de acero para fichas. Poco después, comenzaron a producirse armarios más grandes, incluidos archivadores. Al diseñarse para minimizar la cantidad de acero, el producto era un diseño extremadamente rentable y tuvo un gran éxito comercial. Home-O-Nize nunca fabricó armarios de cocina y en 1961, el nombre de la empresa se cambió a HON. Hoy, The HON Company , una división de HNI Corporation, es el principal fabricante y comercializador de archivadores de América del Norte.

La demanda de archivadores aumentó considerablemente como resultado de la distribución comercial de las máquinas de xerografía a partir de 1950. Este acontecimiento permitió a los trabajadores de oficina "tener su propia copia" de materiales impresos. Otra influencia es la expansión de las regulaciones gubernamentales que exigen a las empresas crear y conservar formularios y otros documentos. Algunos pronosticadores han sugerido que el futuro del archivador está en duda a medida que los sistemas de archivo electrónico proliferan y se vuelven más baratos. Sin embargo, la mayoría de las empresas siguen comprando sistemas informáticos con capacidad de impresión. A menos que se revierta esta tendencia, el archivo en papel sigue siendo una práctica viable.

En los EE. UU., estos vienen en dos tamaños: para papel tamaño carta y papel tamaño legal . La mayoría de los archivadores verticales comerciales modernos en los EE. UU. se fabrican en versiones de dos, tres, cuatro y cinco cajones con profundidades de 25,  26+1 ⁄ 2 y 28 pulgadas (640, 670 y 710 mm). Los cajones suelen estar soportados por un sistema de suspensión de tres miembros que permite extenderlos por completo para un acceso completo.

El archivador vertical de cuatro cajones, de ancho de carta, es la versión que compran la mayoría de las empresas. El archivador de dos cajones se vende principalmente para usar junto a un escritorio. El archivador de cinco cajones lo compran principalmente los gobiernos federales, estatales y locales (en una versión de 28 pulgadas de profundidad o 710 mm), ya que generalmente ofrece el menor costo por pulgada de archivo. Los archivadores de tres cajones, la versión menos popular, tienen la ventaja de estar a la altura de la "encimera", de modo que los usuarios finales pueden recuperar fácilmente los archivos y usar la parte superior del gabinete como área de trabajo para examinar el contenido de los archivos.

Los cajones de la mayoría de los archivadores verticales están diseñados para aceptar carpetas colgantes, ya que estas han llegado a dominar la forma en que la mayoría de los usuarios almacenan información. Algunos archivadores aún tienen un "bloque seguidor" en cada cajón. Se trata de un dispositivo que ajusta la profundidad aparente del interior del cajón para que los archivos se mantengan en posición vertical en el cajón. Estos son el legado de una época en la que la mayoría de los archivadores se hacían con carpetas manila en lugar de carpetas colgantes.

Para oficinas en el hogar o aplicaciones de uso más liviano, los archivadores verticales se fabrican en versiones de 18 pulgadas de profundidad (460 mm). Estos suelen tener suspensiones de dos elementos y los cajones no se extienden por completo.

Los archivadores laterales suelen tener 20 pulgadas (510 mm) de profundidad y se fabrican en anchos de 30, 36 y 42 pulgadas (760, 910 y 1070 mm) y versiones de 2, 3, 4 y 5 cajones. La versión de 30 pulgadas de ancho (760 mm) y dos cajones es popular para usar dentro de las estaciones de trabajo de los cubículos, ya que está diseñada para encajar debajo o al lado de las superficies de trabajo de los cubículos. La lógica para el uso de archivadores de 3, 4 y 5 cajones es similar a la de los archivadores verticales. A diferencia de los archivadores verticales, la mayoría de los archivadores laterales permiten archivar de lado a lado o de adelante hacia atrás.

Para los archivos de tamaño carta dispuestos de adelante hacia atrás, los de 30 y 42 pulgadas de ancho (760 y 1070 mm) son los más eficaces, ya que se permite la máxima cantidad de archivos por gabinete. Un archivador de 36 pulgadas de ancho (910 mm), con un archivador de tamaño carta de adelante hacia atrás, no tiene más capacidad que un archivador correspondiente de 30 pulgadas de ancho (760 mm), ya que se desperdiciaría el espacio adicional.

Algunos usuarios prefieren archivar de lado a lado, ya que pueden buscar en las pestañas de índice desde una posición sentada. Los archivadores laterales de ancho completo pueden adaptarse a esta configuración, aunque la capacidad del archivador se ve algo reducida.

Una ventaja de los archivos laterales es que el acceso y la visualización de todos los archivos puede ser más fácil que con un archivo vertical porque los cajones no se extienden tanto.

En la mayoría de los casos, el "quinto cajón" superior de un archivador lateral de cinco cajones es una puerta abatible con estante extraíble , ya que la mayoría de las personas no podrían acceder a la parte superior de un cajón a esta altura.

Un archivador de estantes es un gabinete diseñado para acomodar carpetas con pestañas en el costado en lugar de en la parte superior. El gabinete no tiene cajones, solo estantes. Algunos archivadores de estantes vienen con puertas que se retraen hacia el gabinete. Estos gabinetes suelen tener 12 pulgadas (300 mm) o 18 pulgadas (460 mm) de profundidad, para carpetas de tamaño carta o legal respectivamente. Al igual que los archivadores laterales, se fabrican en anchos de 30 pulgadas (760 mm), 36 pulgadas (910 mm), 42 pulgadas (1100 mm) y 45 pulgadas (1100 mm), pero generalmente solo se instalan en aplicaciones de 5 y 6 de alto.

Los archivos con pestañas laterales suelen utilizar códigos de colores que representan un sistema de archivo alfanumérico. Esta metodología es una forma de garantizar que los archivos que se recuperan y devuelven con frecuencia sean fáciles de encontrar y no se pierdan. Encontrar un archivo es fácil, ya que las pestañas con códigos de colores guían fácilmente al ojo humano a la ubicación adecuada en el sistema de archivo. De manera similar, una carpeta mal archivada es obvia, ya que un código de color fuera de secuencia es obvio para el usuario.

Empresas como médicos, dentistas, veterinarios, policías y agencias gubernamentales utilizan archivadores de estanterías y carpetas con pestañas finales para administrar sistemas de archivos de gran tamaño.

Las variaciones de los archivadores de estanterías tradicionales, diseñadas para ofrecer mayor capacidad para una superficie determinada, incluyen los sistemas de almacenamiento rotatorio .

En los Estados Unidos, la norma principal para archivadores verticales es la Norma X5.3 de la Asociación de Fabricantes de Muebles Comerciales e Institucionales (BIFMA). ^[11] La BIFMA solía mantener una Norma X5.2 separada para archivadores laterales, pero esa norma ha sido retirada. Las normas proporcionan requisitos para la estabilidad, durabilidad y resistencia de los archivadores, entre otros. La Administración de Servicios Generales (GSA) también mantiene normas para archivadores de acero verticales y laterales, AA-3186 ^[12] y AA-3187 ^[13] respectivamente. Las normas de la GSA definen dos grados de archivadores, de servicio medio y pesado. Hacen referencia a la norma BIFMA para los archivadores de servicio medio y proporcionan requisitos de rendimiento adicionales para los archivadores de servicio pesado. La GSA también es responsable de mantener las normas para archivadores y contenedores de seguridad para almacenar materiales clasificados; se puede encontrar más información sobre ese tema en el artículo sobre información clasificada en los Estados Unidos .

En el Reino Unido, las dimensiones y determinados aspectos de la rigidez, la construcción y la seguridad están cubiertos por las normas BS 4438:1969 y BS EN 14073-2:2004 . ^[14] Las normas de seguridad giran en torno a la estabilidad con los cajones completamente abiertos. Los mecanismos de enclavamiento para evitar la apertura de dos cajones a la vez no son obligatorios, pero la responsabilidad del empresario en virtud de la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo los hace aconsejables. En otros estados de la UE, la norma armonizada EN 14073-2:2004 será aprobada por la agencia de normalización pertinente, como DIN en Alemania .

En Australia, los archivadores deben cumplir con la norma AS 5079 ^[15], una versión modificada de ANSI BIFMA X5.2-1997 .

Las empresas no estadounidenses ofrecen archivadores que permiten utilizar papel tamaño A4 además del tamaño carta. Los archivadores dobles tienen cajones que pueden alojar dos estantes para carpetas uno al lado del otro.

Muchas empresas europeas diseñan sistemas de archivo que solo admiten carpetas colgantes; no hay bases para cajones. En los EE. UU., la mayoría de los cajones de archivos aún tienen bases para que se puedan almacenar materiales de cualquier tipo.

Los archivadores del Reino Unido son ligeramente diferentes a los de EE. UU. en el ancho de los rieles que sostienen los archivos colgantes, siendo los de EE. UU. más estrechos; los tamaños del Reino Unido se conocen como A4 , tamaño oficio y A3.

Como algunas oficinas han tendido a operar sin papel (es decir, almacenar cada vez más información en computadoras, en lugar de en papel), los archivadores y, de hecho, otros muebles de oficina para el almacenamiento de archivos a largo plazo, han tenido menos demanda. ^{[ cita requerida ]}

Los archivadores son importantes en las oficinas modernas porque las oficinas tienen que lidiar con grandes volúmenes de papeleo y archivos diariamente.

• Los archivadores son la forma más confiable de almacenar documentos y papeles importantes.
• El gabinete ahorra tiempo y energía durante el trabajo al ofrecer archivos y papeles almacenados en un lugar designado.
• El archivador es una herramienta útil para cualquier oficina, ya que puede desordenar su escritorio y otros lugares.
• Los archivadores reducen la posibilidad de pérdida de información y documentos de la empresa. ^[16]

• Catálogo de tarjetas
• Archivo visible

• Robertson, Craig (2021). El archivador: una historia vertical de la información . Prensa de la Universidad de Minnesota.

Capítulo 3, "Una breve historia del archivo vertical", en ¡Organízate en casa! Cómo encontrar siempre lo que buscas, de Ester Ellen-Poe, edición Kindle, 2014 B00LBMY7WI

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